Què és un procés d’onboarding?

El procés d’onboarding és una estratègia clau dins d’una organització per garantir la correcta integració d’un nou treballador a la companyia. Es tracta d’un conjunt d’accions planificades que faciliten la seva adaptació a la cultura empresarial, al seu equip de treball i a les tasques que haurà de desenvolupar. Un bon onboarding no només accelera la productivitat de l’empleat, sinó que també millora la retenció del talent i enforteix el compromís a llarg termini.

Aquest procés és especialment rellevant en un món on la rotació d’empleats és una preocupació creixent per a les empreses. Segons diversos estudis, els primers 90 dies en una organització són crucials per determinar si un empleat es quedarà a la companyia a llarg termini. Un onboarding deficient pot generar desmotivació, manca de claredat en les responsabilitats i, en el pitjor dels casos, la renúncia prematura del treballador. Per això, les empreses han de veure’l com una inversió estratègica.

Claus per a un bon procés d’onboarding

Perquè la incorporació d’un nou treballador sigui efectiva, és fonamental seguir una sèrie de claus que assegurin una adaptació ràpida i còmoda:

• Planificació prèvia: Tenir definits els objectius de l’onboarding i preparar amb antelació tota la documentació, recursos i eines necessàries. Això implica no només els aspectes administratius, sinó també la benvinguda cultural i social.
• Acompanyament i mentoratge: Assignar un company o mentor que guiï el nou empleat durant els primers dies. Comptar amb algú de referència dins de l’organització millora la confiança i redueix l’estrès inicial.
• Formació estructurada: Proporcionar informació clara sobre la cultura corporativa, normes i procediments interns. Incloure mòduls d’aprenentatge sobre l’empresa, la seva missió i visió pot millorar l’alineació del treballador amb els valors corporatius.
• Seguiment continu: Avaluar el procés d’onboarding amb reunions periòdiques per detectar necessitats i millorar l’experiència del nou treballador. Aquestes reunions permeten identificar problemes d’integració i solucionar-los a temps.
• Ús d’eines digitals: Implementar software especialitzat en onboarding per automatitzar tasques repetitives, facilitar la comunicació i millorar l’organització del procés.

Fases d’un procés d’onboarding efectiu

L’onboarding no és un esdeveniment puntual, sinó un procés compost per diverses fases essencials que han de ser gestionades amb precisió.

Preparació de l’onboarding i definició d’objectius

Abans de l’arribada del nou empleat, és clau preparar la seva benvinguda. La planificació en aquesta fase és fonamental perquè permet garantir que el treballador tingui tota la informació i eines necessàries des del primer dia, evitant retards i confusió.

• Definir els objectius de l’onboarding i alinear-los amb l’estratègia de l’empresa. Un pla ben estructurat ajuda a marcar el ritme d’adaptació de l’empleat i establir expectatives clares.
• Preparar la documentació i eines necessàries, assegurant-se que tot estigui accessible des del primer dia. Comptar amb un accés ràpid als sistemes i documents essencials redueix la corba d’aprenentatge.
• Coordinar la benvinguda amb el seu equip i altres departaments per facilitar la integració social. Una bona recepció millora l’experiència inicial i ajuda l’empleat a sentir-se part de l’empresa des del primer moment.

📍 Prepara el primer dia de l’empleat amb Hybo, disposant de tota la seva documentació prèvia per accedir a les oficines amb la reserva de visites, i assignant un escriptori mitjançant el mòdul de reserva d’espais de treball.

Primer dia del nou empleat

El primer dia és determinant per a la percepció de l’empleat sobre l’organització. Una mala experiència inicial pot generar dubtes i desmotivació, mentre que una benvinguda ben estructurada augmenta el compromís amb l’empresa.

• Presentació de l’equip i de l’espai de treball. Generar un ambient acollidor és clau perquè el treballador se senti valorat des del principi, ajudant-lo a reduir l’ansietat pròpia del primer dia.
• Accés a eines i recursos essencials, com el correu corporatiu, software de gestió i materials de treball. La disponibilitat immediata d’aquests elements permet que l’empleat comenci amb confiança i sense demores.
• Explicació de la política de l’empresa, beneficis laborals i expectatives del rol. Un malentès en aquesta etapa pot afectar la percepció de l’empleat sobre el seu lloc de treball, per la qual cosa és essencial ser clars i oberts en la comunicació.

📍 Amb Hybo, és possible automatitzar l’assignació d’accessos tant a oficines com a aparcament, garantint una benvinguda estructurada i sense demores.

La primera setmana a l’empresa

Durant la primera setmana, el nou treballador ha d’integrar-se progressivament en les seves responsabilitats. Aquest període és crucial perquè es familiaritzi amb el seu entorn laboral i comenci a desenvolupar confiança en el seu rol.

• Formació sobre tasques i processos interns mitjançant capacitacions personalitzades o en grup. La formació inicial estructurada facilita l’adaptació de l’empleat al seu lloc de treball.
• Sessions d’acompanyament amb el seu mentor o supervisor per aclarir dubtes i rebre orientació. Aquest suport continu redueix la corba d’aprenentatge i permet detectar possibles problemes d’integració.
• Reunions amb diferents equips per entendre com el seu rol es connecta amb la resta de l’empresa. La col·laboració interdepartamental millora la visió global de la companyia i fomenta la cooperació.
• Definició d’objectius a curt termini per mesurar el seu progrés i assegurar una integració efectiva. Establir metes clares motiva el treballador i proporciona una guia sobre el que s’espera d’ell.

📍 Hybo permet programar reunions de seguiment i facilitar la formació de manera centralitzada.

Seguiment constant de l’empleat

L’onboarding no finalitza en la primera setmana. Per garantir l’èxit de la integració de l’empleat, és important mantenir un seguiment constant i avaluar la seva evolució dins de l’empresa.

• Realitzar reunions de seguiment als 30, 60 i 90 dies per avaluar la seva experiència i detectar possibles desafiaments. Aquest tipus de monitoratge permet identificar i corregir problemes de manera primerenca.
• Avaluar el progrés i detectar necessitats de suport addicional, com formació extra o canvis en el seu entorn laboral. La flexibilitat en aquesta fase permet optimitzar la integració de l’empleat.
• Reforçar la comunicació i la motivació del treballador amb feedback positiu i oportunitats de desenvolupament. Un feedback continu i constructiu és clau per al compromís a llarg termini.
• Fomentar un clima de confiança i obertura perquè l’empleat se senti part activa de l’empresa. Això ajuda a enfortir la cultura organitzacional i augmentar la satisfacció laboral.

📍 Gràcies a les funcionalitats de Hybo, tant l’engagement com la cultura d’empresa poden connectar ràpidament amb els empleats a través del mòdul de reptes.

Facilita el procés d’Onboarding amb Hybo

Un procés d’onboarding ben estructurat és clau per a la retenció del talent i la productivitat de la companyia. Hybo ofereix solucions digitals per optimitzar aquest procés, garantint una incorporació fluida, eficient i alineada amb els objectius empresarials.

A més d’agilitzar les tasques administratives, Hybo permet millorar l’experiència de l’empleat, assegurant que des del primer dia tingui accés a tot el que necessita per desenvolupar la seva feina de manera efectiva. Això es tradueix en major satisfacció, compromís i rendiment.

Descobreix com Hybo pot transformar la gestió de l’onboarding a la teva empresa, convertint els espais en noves experiències.