Com puc mesurar l'ús de la meva oficina?
Aquesta és la gran pregunta que es realitzen tots els responsables d’oficines, i la resposta a la pregunta indueix a una gran solució per a la gestió dels espais corporatius.
“Aquesta taula de qui és? Sempre està buida”. “Crec que si poséssim una altra taula en el menjador, estaríem més amples”. “Hem de posar un sofà en la recepció, avui hi havia tres persones esperant just a la porta d’entrada.”. “L’habitació que està plena de pantalles trencades, si la buidessin, es podria usar com a sala de reunions?”. “Sabeu sense a la sala 3 hi ha projector?”
Segur que has escoltat alguna d’aquestes frases la dins de la teva oficina, i és que moltes vegades, el dia a dia no ens dona per a analitzar les necessitats que el nostre espai corporatiu necessita, i ni molt menys, per a fer canvis en ell.
Però la veritat és que els espais de la nostra oficina són molt importants, perquè influeixen indirectament en les nostres tasques diàries. Disposar d’un espai adequat, àgil, segur, saludable i flexible fomenta la motivació del treballador i, qui no vol treballar en un espai així?
La teva oficina pot convertir-se en aquest lloc, però per a això, necessitessis realitzar els següents passos:
Mapeja les teves oficines
Abans de realitzar cap acció, el primer és disposar de tots els detalls sobre els teus espais d’oficina; saber quants espais de treball tens i quantes taules hi ha, saber quantes sales de reunions existeixen en la teva empresa i que capacitat d’ocupació i equips alberguen, saber la capacitat dels teus menjadors i el nombre de places del teu aparcament, entre altres coses.
Per a això, l’ideal és disposar dels plans, lògicament en els plans no hi haurà el mobiliari que ha anat evolucionat, però t’ajudarà a fer-te una idea clara de la capacitat de la teva oficina.
A partir d’aquí, actualitza els teus mapes obtenint una fotografia real de l’ocupació dels teus espais, segur que mentre ho analitzes, penses en algunes modificacions.
Integra un software de gestió d’espais
El següent pas és el més important, ara que ja tens una imatge clara de tots els teus espais en la teva oficina, és hora de pujar-los al núvol i deixar que un software de gestió d’espais com Hybo t’ajudi a tu i als teus companys a gestionar l’espai corporatiu.
Els sistemes de gestió d’espais permeten que la disponibilitat i reserva d’espais s’albergui en el núvol, donant la possibilitat als empleats a reserves els espais necessaris en remot, des del seu mòbil o ordinador. Aquestes reserves poden realitzar-se prèviament i programar-les per a diversos dies de la setmana.
Les reserves s’estableixen per dies i hores d’ocupació, ja sigui per a reservar un espai de treball, ideal empreses que implementen el Hot Desking o treball híbrid, o per a la reserva de sales de reunions independentment del model laboral de l’empresa.
En el moment que s’implementa el programari de gestió, qualsevol espai de la teva oficina haurà de reservar-se prèviament pels treballadors, d’aquesta manera l’empresa començarà a obtenir dades de les reserves d’escriptoris, de les reserves sales de reunions, de les reserves torns de menjadors, de les reserves places d’aparcament, etc.
Qualsevol reserva serà un indicador d’ocupació de cada empleat, mostrant els temps d’ús i zones.
Accessos d’empleats
Abans de donar accés al programari de gestió a tots els empleats és important marcar que rols té cada treballador i en què espais de les oficines pot reservar, així com horaris i accessos. També és crucial marcar protocols prèviament, com marcar aforaments màxims, tant en zones d’oficina com en zones comunes, o marcar protocols de neteges i desinfecció. Tot això pot implementar-se en el seu gestor d’espais.
Afegeix menjadors i aparcaments
Com ja hem dit, qualsevol espai de l’empresa és important, i sobretot aquells en els quals l’empleat es desembolico en un entronitzo menys corporatiu. Tant els menjadors, com els aparcaments, ha de ser espais fàcils d’accedir i condicionats per als empleats.
Implementar un software de gestió d’espais que permeti la reserva de torns de menjador i de places de pàrquing permetrà poder obtenir les mètriques d’ocupació, i, per tant, conèixer l’ús que se li fa a aquests espais.
Fomenta el report d’incidències
Els empleats són els que viuen en els espais corporatius, són els que estan en el seu interior i són els que notifiquen quan el seu estat no és el correcte. De la mateixa manera, també ho fan quan els equips col·lectius i individuals no funciona.
Amb un bon gestor d’espai com Hybo, els empleats de la teva empresa podran notificar qualsevol incidència en l’estat de les instal·lacions, per exemple: “falta tinta negra en la impressora” o “l’aire condicionat de la sala no funciona”.
Amb l’aplicació de Hybo en tot moment els empleats podran veure l’estat de les seves incidències, les quals gestionaran els responsables en el mateix moment que el treballador el notifiqui mitjançant l’aplicació.
Això permetrà al responsable saber quins equips o instal·lacions fallen més.
Convida als teus externs mitjançant el correu electrònic
Amb un gestor d’espais integrat als teus sistemes de gestió habituals, els empleats podràs reservar sales de reunions per a assistents externs, i aquests rebran un correu electrònic amb tota la informació i documentació per a l’accés, juntament amb la seva citació en el seu calendari.
D’aquesta manera, en el moment de la reserva i posteriorment, l’empresa tindrà coneixement que visita rebrà en el dia d’avui o en els pròxims dies. Aquestes dades donaran una visió final del número de visitants que accedeixen en els espais de l’oficina.
Finalment, extreu les mètriques d'ocupació per a mesurar l'ús de l'oficina
Una vegada tinguis implementats tots els espais, així com els seus protocols de reserva i accessos, automàticament començaràs a rebre les mètriques d’ocupació diàries, sabent en tot moment quins espais han estat més ocupades, quines zones tenen més incidències, etc.
Totes aquestes dades t’ajudaran a mesurar l’ús de la teva oficina i a poder modificar sobre la base de mètriques d’ocupació, sempre pensant en la millor experiència de l’empleat en el seu espai laboral.
