Adjuntar documentació prèvia a visites externes

Quantes vegades els nostres convidats ha perdut temps a la nostra recepció emplenat formularis, polítiques de privadesa, etc.? O quantes vegades ens han trucat perquè no saben a quin espai de la nostra empresa han d’anar?

Amb l’objectiu d’evitar pèrdues de temps, Hybo ha integrat l’opció d’adjuntar documentació a la reserva i gestió de visites externes.

Amb aquesta nova solució, quan el teu equip efectuï una convocatòria de reunió per a personal extern amb Hybo, els seus convidats rebran tota la documentació que el convocant vulgui, com a formularis, polítiques de privadesa, documentació d’entrada, accessos, DNI, etc.

Els documents es poden signar digitalment, rebent posteriorment l’amfitrió els documents emplenats. D’aquesta manera, s’agilitza l’entrada al dia de la convocatòria i els seus convidats no hauran de perdre temps a la recepció, ja que a la base de dades de la teva empresa ja tindran els documents emplenats.

Actualment, a causa de la pandèmia, aquesta integració és de gran ajuda per informar dels protocols i les restriccions a l’interior de cada empresa.

Aquesta nova integració atorga avantatges en la gestió de visites externes

Temps:

Ni tu, ni els teus visitants, perdreu temps per poder fer la reunió establerta.

Espai:

Aquesta eina permet reservar sales de reunions i places d’aparcament per als teus convidats, els quals rebran tota la informació per correu electrònic.

Econòmic i ecològic:

Amb aquesta integració ja no necessitareu cap llibre de registre ni imprimir documentació prèvia a la visita.

Notificacions:

Rebre notificacions de reserves fora de l’aplicació permet disposar de diferents canals de comunicació per als empleats i per a tercers.

Personalitzable:

La documentació també es pot enviar utilitzant portals o núvols de la teva pròpia organització.