Com fer que la teva oficina flexible funcioni millor en 2022?

El treball híbrid ja és una realitat, si bé encara no està molt estès. Durant els últims 10-15 anys s’ha produït un canvi radical en les necessitats dels treballadors que van des del fet que la seva oficina sigui flexible fins al dret al descans i la privacitat. La majoria de les companyies són conscients del creixent interès per part dels seus col·laboradors per tenir un espai laboral per a poder treballar tan a casa com a fora de l’edifici.

Segons informe de la consultora PWC, el 63% dels empleats estarien disposats a canviar de treball per a tenir un horari flexible.

Per a satisfer aquestes necessitats, les empreses estan apostant per solucions de treball híbrid que permeten als seus empleats treballar des de qualsevol lloc. Per a això, les empreses han d’adaptar-se i aplicar canvis en els seus processos de treball, en la gestió escriptoris o pàrquings amb solo uns clics.

L’objectiu és que el treball flexible funcioni millor en 2022, per això les empreses haurien de:

• Aplicar canvis en els seus processos dels espais laborables i en l’ús de les tecnologies. Les solucions de gestió d’espais ofereixen una visió global de l’ús dels espais en l’empresa i permet reservar sales de reunions, reservar escriptoris, reservar aparcaments i gestionar l’ús de l’espai físic en l’empresa.

• Proporcionar unes bones eines tecnològiques com pot ser BYOD (acrònim en anglès que significa «treballeu amb el que vulguis» o bé Bring Your Own Device).

• Gestionar els espais de treball flexibles d’acord amb les necessitats de l’empleat, aplicant un model de treball flexible que tingui sentit i una política interna que permetin el millor ús i gestió dels espais laborables, establint horaris òptims per a l’activitat en l’oficina.

• Instal·lar un sistema efectiu de seguretat físic i lògic per a les dades personals o confidencials del client allotjats en servidors corporatius (estacions de treball).

• Implementar un nou model de disseny d’espais i gestió d’oficines empresarials d’acord amb el mobiliari, detallant les prestacions necessàries per a cada àrea amb la configuració elèctrica sobre la base dels diferents elements instal·lats (armaris, dispositius informàtics., etc.)

• Adaptabilitat i disseny d’espais mòbils per a les oficines sense sostre són dues eines imprescindibles per a facilitar aquesta nova manera de viure en oficina.

• Integrar dispositius domòtics que permetin, des del punt de vista tecnològic, gestionar els espais i la integració dels empleats en ell, observant en tot moment l’ocupació dels espais.

Les empreses que vulguin competir en aquest mercat hauran d’oferir solucions per a la gestió intel·ligent d’espais. La flexibilitat és una característica cada vegada més demandada en el mercat laboral. Segons estudis recents, les persones treballaran en 2022 des de casa o des de la mateixa oficina. És per això que és necessari que les empreses s’adaptin a aquesta nova realitat i ofereixin solucions perquè el treball híbrid funcioni millor.

• Oferir el suport necessari als empleats perquè puguin treballar des de qualsevol espai i en qualsevol moment del dia.

• Gestionar l’oferta laboral segons la disponibilitat real dels recursos humans, millorant així la seva efectivitat en adaptar-se als seus ritmes personals.

• Integrar un únic software de gestió d’espais que gestioni totes les funcionals, serveis o incidències. Que permet unificar dades diversificades procedents de diferents fonts com són: el departament de recursos humans, el departament de Facilities i Manteniment o el servei de servei d’àpats de les sales de reunions.

La raó principal per la qual moltes companyies estan apostant per aquesta mena d’espais és perquè permeten millorar la productivitat i el rendiment dels seus empleats.

El 66% de les empreses espanyoles té previst implantar models de treball flexibles en 2022.

Però com fer que la teva oficina flexible funcioni?

Les noves tecnologies permeten que les empreses flexibilitzin el seu espai laboral sense haver d’invertir grans sumes de diners. La clau està en la correcta gestió dels recursos mitjançant softwares especialitzats en aquest àmbit. Gràcies a ells, podem trobar programari de gestió d’espais com Hybo.

Per exemple, aquest programa ens indicarà en quins espais estem treballant i quins són els que encara estan lliures. D’aquesta manera, podrem gestionar millor el nostre dia a dia i treure-li major rendiment al poc espai que disposem.

Amb Hybo podràs reservar la teva taula de treball o programar les seves reserves en funció dels dies que tinguis treball presencial.

Les empreses han d’apostar per solucions que s’adaptin al seu sistema operatiu. A més, amb Hybo podrem comptar amb un sistema àgil que ens permetrà accedir a la nostra informació des de qualsevol lloc.

Així mateix, amb Hybo és possible reservar les sales de manera en línia o triar-les directament des del teu ordinador, telèfon intel·ligent o tauletes. Això fa que treballar en l’espai corporatiu actual sigui moltíssim més flexible i senzill. Amb la mateixa aplicació podràs convocar reunions virtuals mitjançant videotrucades.

Amb la pròpia gestió de Hybo, podem evitar que els nostres empleats perdin temps buscant aparcament i oferir-los la possibilitat de reservar la seva plaça de manera senzilla.

A més, gràcies a la implementació de rols i permisos, Hybo evita que algú li llevi la seva plaça mentre estigui fora del treball, ja que serà impossible per a la resta saber quina és l’assignada a cada persona/empresa.

Finalment, gestionar les visites a través del nostre software és una manera senzilla i ràpida de saber qui està en l’oficina. D’aquesta manera podrem organitzar millor l’espai i evitar molèsties als empleats.