¿Cómo puedo medir el uso de mi oficina?

Esta es la gran pregunta que se realizan todos los responsables de oficinas, y la respuesta a la pregunta induce a una gran solución para la gestión de los espacios corporativos.

“¿Esa mesa de quién es? Siempre está vacía”. “Creo que si pusiéramos otra mesa en el comedor estaríamos más anchos”. “Tenemos que poner un sofá en la recepción, hoy había tres personas esperando justo en la puerta de entrada.”. “La habitación que está llena de pantallas rotas, si la vaciaran, ¿se podría usar como sala de reuniones?”. “¿Sabéis sin en la sala 3 hay proyector?”

Seguro que has escuchado alguna de estas frases la dentro de tu oficina, y es que muchas veces, el día a día no nos da para analizar las necesidades que nuestro espacio corporativo necesita, y ni mucho menos, para realizar cambios en él.

Pero la verdad es que los espacios de nuestra oficina son muy importantes, porque influyen indirectamente en nuestras tareas diarias. Disponer de un espacio adecuado, ágil, seguro, saludable y flexible fomenta la motivación del trabajador y, ¿quién no quiere trabajar en un espacio así?

Tu oficina puede convertirse en este lugar, pero para ello, necesitarás realizar los siguientes pasos:

Mapea tus oficinas

Antes de realizar ninguna acción, lo primero es disponer de todos los detalles sobre tus espacios de oficina; saber cuántos espacios de trabajo tienes y cuantas mesas hay, saber cuántas salas de reuniones existen en tu empresa y que capacidad de ocupación y equipos albergan, saber la capacidad de tus comedores y el número de plazas de tu aparcamiento, entre otras cosas.

Para ello, lo ideal es disponer de los planos, lógicamente en los planos no habrá el mobiliario que ha ido evolucionando, pero te ayudará a hacerte una idea clara de la capacidad de tu oficina.

A partir de aquí, actualiza tus mapas obteniendo una fotografía real de la ocupación de tus espacios, seguro que mientras lo analizas, se os ocurren algunas modificaciones.

 

Integra un software de gestión de espacios

El siguiente paso es el más importante, ahora que ya tienes una imagen clara de todos tus espacios en tu oficina, es hora de subirlos a la nube y dejar que un software de gestión de espacios como Hybo te ayude a ti y a tus compañeros a gestionar el espacio corporativo.

Los sistemas de gestión de espacios permiten que la disponibilidad y reserva de espacios se albergue en la nube, dando la posibilidad a los empleados a reservas los espacios necesarios en remoto, desde su móvil u ordenador. Dichas reservas pueden realizarse previamente y programarlas para varios días de la semana.

Las reservas se establecen por días y horas de ocupación, ya sea para reservar un espacio de trabajo, ideal empresas que implementan el Hot Desking o trabajo híbrido, o para la reserva de salas de reuniones, independientemente del modelo laboral de la empresa.

En el momento que se implementa el software de gestión, cualquier espacio de tu oficina tendrá que reservarse previamente por los trabajadores, de esta manera la empresa empezará a obtener datos de las reservas de escritorios, de las reservas salas de reuniones, de las reservas turnos de comedores, de las reservas plazas de aparcamiento, etc.

Cualquier reserva será un indicador de ocupación de cada empleado, mostrando los tiempos de uso y zonas.

Accesos de empleados

Antes de dar acceso al software de gestión a todos los empleados es importante marcar que roles tiene cada trabajador y en que espacios de las oficinas puede reservar, así como horarios y accesos. También es crucial marcar protocolos previamente, como marcar aforos máximos, tanto en zonas de oficina como en zonas comunes, o marcar protocolos de limpiezas y desinfección. Todo esto puede implementarse en su gestor de espacios.

 

Añade comedores y aparcamientos

Como ya hemos dicho, cualquier espacio de la empresa es importante, y sobre todo aquellos en los que el empleado se desenvuelvo en un entrono menos corporativo. Tanto los comedores, como los aparcamientos, tiene que ser espacios fáciles de acceder y acondicionados para los empleados.

Implementar un software de gestión de espacios que permita la reserva de turnos de comedor y de plazas de aparcamiento permitirá poder obtener las métricas de ocupación, y, por lo tanto, conocer el uso que se le hace a estos espacios.

 

Fomenta el reporte de incidencias

Los empleados son los que viven en los espacios corporativos, son los que están en su interior y son los que notifican cuando su estado no es el correcto. De la misma manera, también lo hacen cuando los equipos colectivos e individuales no funciona.

Con un buen gestor de espacio como Hybo, los empleados de tu empresa podrán notificar cualquier incidencia en el estado de las instalaciones, por ejemplo: falta tinta en la impresora o el aire acondicionad de la sala no funciona.

Con la aplicación de Hybo en todo momento los empleados podrán ver el estado de sus incidencias, las cuales gestionarán los responsables en el mismo momento que el trabajador lo notifique mediante la aplicación.

Esto permitirá al responsable saber que equipos o zonas fallan más.

Invita a tus externos mediante email

Con un gestor de espacios integrado a tus sistemas de gestión habituales, los empleados podrás reservar salas de reuniones para asistentes externos, y estos recibirán un email con toda la información y documentación para el acceso, juntamente con su citación en su calendario.

De esta manera, en el momento de la reserva y posteriormente, la empresa tendrá conocimiento de que visita recibirá en el día de hoy o en los próximos días. Estos datos darán una visión final del número de visitantes que acceden en los espacios de la oficina.

Finalmente, extrae las métricas de ocupación para medir el uso de la oficina

Una vez tengas implementados todos los espacios, así como sus protocolos de reserva y accesos, automáticamente empezaras a recibir las métricas de ocupación diarias, sabiendo en todo momento que espacios han sido más ocupadas, que zonas tiene más incidencias, cuanta ocupación hay en la oficina, etc.

Todos estos datos te ayudarán a medir el uso de tu oficina y a poder modificar con base a métricas de ocupación, siempre pensando en la mejor experiencia del empleado en su espacio laboral.