10 consejos para gestionar los espacios de tu oficina

Las mesas de trabajo, las salas de reuniones, los espacios de descanso, los aparcamientos, la zona de entrada y recepción, son algunos de los espacios básicos a la hora de gestionar tu oficina. Y gestionar los espacios de la oficina de manera eficiente es el objetivo principal para lograr un ambiente laboral saludable, eficiente, favorecedor, seguro y sostenido.

El clima laboral es muy importante, porque afecta al rendimiento de los empleados, por ende, tus espacios corporativos no tienen que generar ningún estrés a sus integrantes por falta de adaptabilidad a ellos.

Un espacio de trabajo bien gestionado aumentar la calidad del trabajo, favorecer el ambiente laboral, reduce el estrés y fomenta el bienestar de tus empleados. Para poder lograrlo, queremos compartir contigo 10 consejos para que gestiones de manera óptima el espacio de tu oficina:

Identifica correctamente tus espacios

Es relevante localizar cada uno de los espacios de tu oficina y analizarlos. Para ello es crucial analizar la ocupación actual y el uso que se la da, así como definir el objetivo de ocupación de este.

Cada espacio debe de cumplir los requisitos para el cual fue diseñado. Las salas de reuniones, los espacios de trabajo o espacios comunes deben tener el tamaño, mobiliario y herramientas necesarias para su buen funcionamiento. Identificar y analizar en todo momento cada espacio de trabajo pueda dar lugar a modificaciones y reformas centradas en su uso.

Crea una estrategia workplace

Cualquier espacio tiene potencial de convertirse en una ventaja competitiva para el negocio. Sin embargo, para conseguirlo, es imprescindible que el espacio de trabajo esté diseñado en función las necesidades de cada compañía.

Por eso, en primer lugar, tienes que entender tu negocio, sus características y sus objetivos estratégicos. Y a partir de aquí, diseñar e implantamos la mejor estrategia de Workplace, aquella que te permita optimizar al máximo tu espacio, crear la tipología de espacios que necesitas y, en definitiva, mejorar la productividad de todos tus profesionales.

Movilidad de tus empleados

La pandemia ha hecho que muchos empleados se hayan convertido en nómadas, actualmente la modalidad híbrida entre el trabajo presencial y el teletrabajo ha causado que no existan espacios fijos de trabajo.

Por este motivo, la gestión de los espacios de la oficina tiene que adaptarse a la movilidad de tus empleados, y en función de ello, establecer puestos de trabajo, salas de reuniones y otros espacios necesarios para el día a día en la oficina adaptados a ellos.

La oficina tiene que girar entrono al empleado

Todos los espacios, herramientas y mobiliario tienen que adaptarse al trabajador y no al revés. Esto es importante para fomentar y ayudar a las labores y objetivos de los equipos que integran la empresa.

Las mejoras tienen que poderse analizar, y en su caso, modificarse si no aportan una mejor experiencia del trabajador dentro de su entorno. La gestión de los espacios de trabajo es ofrecer cada área de la empresa al trabajador, dándole y ofreciéndole todo su contenido para su mayor efectividad.

Usar el branding

Cada empresa es distinta, y su actividad empresarial, así como, sus espacios de trabajo tienen que adaptar las condiciones necesarias para el uso del espacio al objetivo común. Imaginemos que una empresa quiere aumentar la comunicación entre equipos y departamentos, en este caso, lo más idóneo será crear espacios de trabajo más abiertos y compartidos.

Los espacios de trabajo y el ambiente en ellos son creadores de valor en la marca de tu empresa, y puede ser un argumento muy importante para la retención y captación de talento dentro de tu empresa.

Integra un único software de gestión

Llegados a este punto, la mejor herramienta para implementar una gestión óptima de los espacios de la empresa es la integración de un software de reserva de espacios. Dotar a los empleados de la gestión y administración del espacio les hará formar parte de él de manera activa.

Un software de gestión de espacios corporativos como Hybo promueve la administración del espacio y su uso eficiente, teniendo como referencia la experiencia del empleado.

Mantenimiento al día

Los espacios de trabajo tienen que contar con el mobiliario, herramientas y equipos en estado óptimo. Cualquier desperfecto en instalaciones o en equipos para empleados puede conllevar pérdidas de tiempo.

Para ello, es importante que los empleados sean los ojos de la empresa y que tengan un canal para comunicar las incidencias que localicen en sus instalaciones. El software de gestión de espacio Hybo permite que los empleados puedan notificar incidencias in situ, las cuales se envían directamente a los responsables. Mediante esta herramienta de gestión, en todo momento el usuario puede ver el estado de su incidencia.

Zonas de relax

Existen zonas dentro de la oficina que su labor es fomentar el descanso y la relación extra departamental. Los comedores y las zonas de café son puntos de socialización en los cuales los trabajadores crean lazos y relaciones.

Para ello, es importante que las zonas estén bien equipadas y que generen comodidad y confort a los trabajadores. Implementar reservas de turno de comedores, ayuda que la experiencia del empleado. Al reservar su estancia, el trabajador únicamente se centrará en el objetivo para el que fue diseñado la sala: disfrutar de la comida con sus compañeros, sin tener que esperarse a que haya algún sitio libre.

Aparcamientos

Algunas mañanas, debido al tráfico, muchos empleados llegan justos o tarde, alterando su estado anímico e incrementado su ansiedad o estrés.

Para aquellas empresas que existan en sus instalaciones aparcamientos, es valioso ayudar al máximo la entrada de sus empleados en la oficina. Implementar un sistema de reservas de plazas de aparcamiento como Hybo, permite que sus empleados no pierdan tiempo en aparcar, ya que directamente estacionarán en su plaza reserva previamente, sin tenerla que buscar.

Analiza mediante métricas de uso

Para cualquier mejora del espacio, es fundamental obtener datos de uso, ocupación e incidencias. Para ello, el software de gestión de espacios Hybo será tu mayor aliado, porque en todo momento podrás extraer los usos de reservas e incidencias de cada zona.

Pero recuerda, la optimización de los espacios tiene como objetivo: cubrir las necesidades del empleado. Este tiene que ser el objetivo y todas las mejoras tienen que girar alrededor a la relación del empleado con el espacio. Conceptos como autogestiona y flexibilidad tienen que liderar las mejoras e integraciones de la aplicación.