La sortida d’un empleat d’una organització no hauria de ser un procés improvisat ni relegat a un segon pla. Al contrari, és un moment clau tant per a la persona que marxa com per a l’empresa que continua. L’offboarding, o procés de desvinculació laboral, s’ha convertit en un pilar estratègic dins del cicle de vida de l’empleat.
Quan es gestiona de manera adequada, permet protegir el coneixement intern, reforçar la marca ocupadora i mantenir una relació saludable amb els antics treballadors. En aquest article, explorem què és l’offboarding, per què és tan important, com s’ha de dur a terme pas a pas, quins errors cal evitar i quins exemples poden inspirar-te per implementar-lo millor dins de la teva organització.
Què és l’offboarding? Significat i definició
L’offboarding és el procés estructurat de sortida d’un empleat d’una organització, ja sigui per decisió voluntària (com una renúncia) o involuntària (com un acomiadament o una jubilació). A diferència del que passa en moltes empreses, on la sortida es produeix sense planificació ni acompanyament, l’offboarding planteja una metodologia clara que garanteix una transició professional, respectuosa i eficaç, tant per al treballador com per a l’empresa.
Així com l’onboarding (procés d’incorporació) marca l’inici de la relació laboral, l’offboarding és la fase final que tanca el cicle de l’empleat dins de l’organització. No es tracta únicament de retornar una targeta d’accés o tancar un compte de correu: és una oportunitat per preservar la cultura corporativa, protegir la seguretat de la informació i obtenir aprenentatges valuosos a través del feedback de l’exempleat.
Implementar correctament un pla d’offboarding permet a l’empresa:
- Assegurar la continuïtat operativa, traspassant funcions i coneixements clau a altres membres de l’equip.
- Mantenir una bona reputació com a ocupador, cuidant l’experiència del treballador fins a l’últim dia.
- Reduir riscos legals i de seguretat, gestionant correctament els accessos, contractes i documents pendents.
- Crear una xarxa d’ambaixadors de marca, fins i tot després de la desvinculació.
Des del punt de vista de l’empleat, un procés de sortida ben gestionat li permet tancar una etapa professional de manera digna, ordenada i transparent, cosa que contribueix al seu benestar emocional i a una possible relació futura amb l’empresa com a col·laborador extern, client o recomanador.
En resum, l’offboarding no és un tràmit aïllat, sinó una fase clau dins de l’estratègia de gestió del talent, especialment en entorns on la cura de les persones i la cultura organitzativa són una prioritat.
Importància de l’offboarding per a l’empresa i per a l’empleat
En moltes organitzacions, l’offboarding ha estat tradicionalment un procés descuidat, vist com un simple tràmit administratiu. No obstant això, cada vegada més empreses en reconeixen el valor estratègic. Un offboarding ben gestionat no només millora l’experiència de l’empleat sortint, sinó que contribueix directament a la reputació, cultura i eficiència de l’empresa.
Beneficis per a l’empresa
- Preserva el coneixement intern
Quan un empleat marxa, s’endú amb ell coneixements, processos i relacions. Un bon pla d’offboarding permet traspassar aquesta informació de manera ordenada, minimitzant l’impacte en l’operativa i evitant la pèrdua de valor intel·lectual. - Redueix riscos legals i de seguretat
El tancament ordenat d’accessos digitals, llicències, eines o documentació sensible evita fuites d’informació o incompliments normatius. Aquest aspecte és clau en sectors regulats o empreses amb actius digitals crítics. - Reforça la marca ocupadora
L’últim dia a l’empresa deixa una empremta duradora. Si la sortida ha estat respectuosa i transparent, l’exempleat pot convertir-se en un ambaixador positiu. Això influeix directament en la percepció dels futurs talents, com es reflecteix en plataformes com Glassdoor o LinkedIn. - Permet recollir feedback valuós
Les entrevistes de sortida són una font directa d’informació sobre aspectes a millorar en el lideratge, el clima laboral o la cultura interna. Escoltar amb atenció pot prevenir futures rotacions. - Obre la porta a futures col·laboracions
En l’era del treball flexible, és habitual que exempleats tornin en nous rols, com a freelancers, mentors o fins i tot com a recontratacions. Un tancament amable deixa oberta aquesta possibilitat.
Beneficis per a l’empleat
- Tancament professional i emocional saludable
Un procés de sortida ben cuidat ofereix al treballador reconeixement, claredat i dignitat, facilitant el pas a una nova etapa laboral o personal. - Accés a documentació i suport
L’entrega correcta de certificats, nòmines, liquidació o cartes de recomanació evita conflictes posteriors i transmet professionalitat. - Espai per compartir la seva visió
Poder expressar la seva experiència, ja sigui en una entrevista de sortida o una enquesta anònima, dóna veu al treballador i reforça l’escolta activa de l’organització. - Relació futura amb l’empresa
Molts treballadors es converteixen en col·laboradors externs, clients o fins i tot tornen a l’empresa en altres càrrecs. Un offboarding de qualitat facilita aquesta relació futura.
En definitiva, l’offboarding no només marca el final d’un vincle, sinó que és una oportunitat per enfortir la cultura de l’empresa i cuidar tot el recorregut del talent humà.
Procés d’offboarding pas a pas
Una estratègia efectiva d’offboarding ha d’anar més enllà del simple paperassa o de la devolució de material. Es tracta d’una seqüència d’accions ben estructurades que garanteixen una desvinculació fluida, respectuosa i útil per a ambdues parts. A continuació, detallem els passos clau que hauria de seguir qualsevol empresa que vulgui professionalitzar el seu procés:
- Comunicació formal de la sortida
El primer pas és establir una comunicació clara, respectuosa i transparent. Tant si es tracta d’una renúncia voluntària com d’una decisió de l’empresa, l’anunci s’ha de gestionar amb discreció i empatia, tant amb l’empleat afectat com amb la resta de l’equip.
• Internament, es recomana notificar Recursos Humans, l’equip directe del treballador i els departaments implicats.
• Externament, si escau, es pot comunicar la sortida a clients o col·laboradors amb qui la persona tenia relació.
Una bona comunicació redueix rumors, enforteix la cohesió interna i marca el to humà del procés.
- Gestió administrativa i devolució d’equips
Aquest pas inclou tots els aspectes contractuals, legals i materials:
• Signatura de la liquidació i documents de cessament.
• Entrega de certificats d’empresa, nòmines pendents o cartes de recomanació.
• Devolució de materials: ordinadors, mòbils, targetes d’accés, claus, etc.
• Revisió de clàusules de confidencialitat o no competència (si n’hi ha).
Disposar d’un protocol digitalitzat d’offboarding, com el que es pot integrar en plataformes com Hybo, facilita aquesta gestió sense errors ni oblits.
- Entrevista de sortida
L’entrevista de sortida és un espai de diàleg clau. Permet recollir informació valuosa sobre l’experiència de l’empleat, les seves motivacions per marxar i les seves recomanacions de millora. S’ha de conduir amb empatia, confidencialitat i professionalitat.
Aspectes clau a tractar:
• Quins factors han influït en la seva decisió de marxar?
• Com valora l’ambient de treball, la relació amb els seus responsables o l’estil de lideratge?
• Què recomanaria canviar o millorar dins l’empresa?
Aquest feedback pot integrar-se en les estratègies de retenció i clima laboral i reforça una cultura d’escolta activa.
- Desactivació d’accessos i comptes
Aquest és un dels passos més crítics des del punt de vista de la seguretat i el compliment normatiu. Involucra tant el departament d’IT com el de RRHH:
• Tancament del correu electrònic, eines de comunicació, CRM, bases de dades o sistemes interns.
• Desvinculació de llicències i eines digitals de treball.
• Revocació d’accessos físics a instal·lacions o edificis.
Automatitzar aquest procés dins d’una eina de workplace com Hybo permet controlar tots els permisos associats al treballador sortint (sales, accessos, aparcament, menjador, taquilles, etc.) amb un sol clic.
- Comiat i seguiment
Cuidar el moment del comiat reforça la cultura corporativa. Segons el cas, pot ser una reunió informal amb l’equip, un dinar de comiat o una menció en un canal intern.
També és recomanable oferir un canal de seguiment:
• Enquesta anònima setmanes després de la sortida.
• Manteniment del contacte a xarxes com LinkedIn o mitjançant una newsletter corporativa.
• Invitació a formar part d’una comunitat d’alumni o col·laboradors externs.
Aquest tancament emocional afavoreix la transició professional de l’exempleat i manté oberta la relació futura.
Exemples d’offboarding amb èxit
Per comprendre el valor real d’un bon procés d’offboarding, res millor que observar com l’apliquen algunes empreses reconegudes per la seva cultura organitzativa. Aquests casos demostren que una bona sortida pot reforçar la marca ocupadora, millorar la cultura corporativa i generar relacions duradores amb antics empleats.
Exemple 1: HubSpot i la seva comunitat d’alumni
HubSpot, reconeguda per la seva cultura centrada en les persones, manté una comunitat activa d’antics empleats on comparteixen oportunitats laborals, continguts i formació.
Aquesta iniciativa converteix els exempleats en ambaixadors de la marca, fins i tot anys després d’haver deixat l’empresa.
Benefici clau: foment del networking i de l’orgull de pertinença, fins i tot després de la desvinculació.
Exemple 2: Atlassian i el “Goodbye Playbook”
Atlassian té documentat un “Goodbye Playbook” que estructura tot el procés de sortida, des de la primera conversa fins a l’últim dia de l’empleat.
Inclou guies per a managers, plantilles de comunicació interna i checklists per a RRHH.
Benefici clau: coherència en el procés i eliminació de friccions entre equips.
Exemple 3: Patagonia i els comiats significatius
Patagonia, empresa coneguda pels seus valors socials i humans, organitza comiats amb caràcter simbòlic i emocional.
Per exemple, lliuren a l’empleat sortint una carta manuscrita d’agraïment o realitzen un petit esdeveniment personalitzat de tancament.
Benefici clau: reforça els vincles personals i genera records positius.
🌟 Exemple 4: Hybo (cas intern)
A Hybo també apostem per un offboarding estructurat, empàtic i automatitzat. Des de la notificació de la baixa, el tancament dels accessos digitals a l’espai de treball (aparcament, sales, menjador, taquilles, etc.), fins a la recollida de feedback i el comiat formal amb l’equip.
Gràcies a les nostres funcionalitats, ajudem altres empreses a implementar processos similars amb eficàcia i control, assegurant una transició saludable tant per a la persona com per a l’organització.
Benefici clau: integració de l’experiència de sortida dins la cultura d’empresa i millora contínua dels processos.
Diferència entre offboarding i onboarding
Tot i que tots dos processos estan relacionats amb la gestió del cicle de vida de l’empleat, l’onboarding i l’offboarding representen moments oposats però igualment rellevants dins de l’experiència laboral.
L’onboarding és el procés que s’inicia quan una persona s’incorpora a l’empresa. El seu objectiu principal és acollir, integrar i formar el nou empleat perquè se senti part de l’equip i pugui aportar valor al més aviat possible. Inclou accions com:
- Benvinguda institucional
- Formació inicial
- Assignació d’un tutor o referent
- Presentació dels valors i la cultura de l’empresa
- Accés a eines i canals interns
Per altra banda, l’offboarding té lloc quan un empleat deixa l’organització, ja sigui per decisió pròpia o de l’empresa. La seva finalitat és gestionar de manera ordenada, humana i estratègica la seva desvinculació, cuidant tant l’experiència de sortida com la continuïtat dels processos interns.
Principals diferències entre onboarding i offboarding:
| Aspecte | Onboarding | Offboarding |
| Moment | Inici del cicle de l’empleat | Finalització de la relació laboral |
| Objectiu | Integrar i incorporar | Tancar i acomiadar amb respecte |
| Enfocament | Formació, cultura, benvinguda | Desvinculació, transició, feedback |
| Resultat esperat | Motivació, adaptació, productivitat inicial | Comiat respectuós, llegat, possible recontratació |
| Relació amb la marca | Construcció de la identitat ocupadora | Reforç de la reputació organitzacional |
Un aspecte clau és que tots dos processos han d’estar dissenyats des de Recursos Humans com a part d’una experiència laboral contínua i coherent.
Així com un mal onboarding pot generar desmotivació des del principi, un offboarding descuidat pot deixar un mal record, fins i tot després d’anys de treball positiu.
En aquest sentit, Hybo permet gestionar tant els accessos com els espais físics i digitals de l’empleat, facilitant que tant la seva arribada com la seva sortida siguin processos coordinats, segurs i agradables.
Errors comuns en l’offboarding i com evitar-los
Implementar un procés d’offboarding eficaç no sempre és fàcil. Moltes empreses —especialment aquelles que no disposen d’un protocol establert— cometen errors que poden danyar la seva reputació, generar tensions internes o fins i tot implicar riscos legals. Identificar aquests errors i saber com evitar-los és clau per aconseguir una desvinculació professional respectuosa, eficient i beneficiosa per a totes dues parts.
Error 1: No comunicar la sortida de manera clara i estructurada
Quan la sortida d’un empleat no es comunica amb antelació ni es gestiona amb transparència, es generen rumors, incertesa i desconfiança dins de l’equip. A més, pot tenir un impacte negatiu en el clima laboral.
Solució: establir un protocol de comunicació interna clar. Notificar la sortida amb suficient antelació, primer a l’equip directe i després a la resta de l’organització si és necessari. Si la persona ocupa un càrrec visible, també cal considerar una comunicació externa o a les xarxes.
Error 2: No realitzar una entrevista de sortida
Prescindir d’aquesta entrevista és perdre una gran oportunitat de recollir feedback valuós sobre el funcionament de l’empresa, les relacions laborals i els punts de millora en l’ambient de treball.
Solució: incorporar entrevistes de sortida estructurades dins del procés d’offboarding, ja sigui de manera presencial o digital. Formular preguntes obertes i confidencials sobre l’experiència laboral, els motius de la sortida i recomanacions per a l’empresa.
Error 3: Retardar o descuidar la gestió administrativa
Des de la devolució de materials fins a la cancel·lació d’accessos digitals, una mala gestió dels aspectes administratius pot causar pèrdua de dades, problemes de seguretat o retards en altres processos interns.
Solució: disposar d’un checklist amb totes les accions administratives necessàries per garantir una sortida ordenada: baixa al sistema, recuperació de dispositius, eliminació d’accessos, tancament de comptes, etc.
Hybo permet automatitzar part d’aquest procés mitjançant la gestió intel·ligent d’accessos i reserves d’espais. Amb un sol clic, pots cancel·lar accessos a sales, aparcaments o menjadors i reassignar recursos de manera ràpida i segura.
Error 4: No acomiadar l’empleat de manera adequada
Evitar el comiat o fer-lo d’una manera impersonal pot deixar a l’empleat amb una sensació d’indiferència, la qual deteriora la relació emocional amb l’empresa.
Solució: humanitzar el tancament. Organitzar un comiat breu (presencial o digital) on es reconegui la seva aportació. Fins i tot en situacions delicades, mantenir el respecte i agrair el temps compartit és una mostra de maduresa corporativa.
Error 5: No pensar en el seguiment post-sortida
Moltes empreses s’obliden completament de l’empleat un cop deixa la companyia, trencant qualsevol possibilitat de relació futura (recontractació, recomanació, networking, etc.).
Solució: dissenyar polítiques d’alumni corporatiu que mantinguin el vincle amb antics empleats. Enviar newsletters, invitacions a esdeveniments o simplement mantenir el contacte pot convertir-los en ambaixadors de marca o futurs col·laboradors.
Evitar aquests errors no només millora l’experiència de l’exempleat, sinó que també protegeix els interessos i la reputació de l’organització.
Una política d’offboarding madura forma part d’una estratègia de Recursos Humans alineada amb els valors i objectius de l’empresa.
T’agradaria transformar el benestar a la teva empresa?
Amb Hybo, dissenya un entorn de treball més saludable, flexible i eficient.
