Què és l’onboarding digital?

Pol Alcazar

L’onboarding digital és el procés d’integració de nous empleats a una companyia mitjançant l’ús d’eines i plataformes digitals. Aquest mètode se centra a facilitar la incorporació i la formació del nou empleat de manera electrònica, optimitzant el temps i els recursos necessaris per a la seva integració a l’organització. En lloc de dependre únicament de mètodes tradicionals, l’onboarding digital utilitza tecnologia per proporcionar una experiència de benvinguda més eficient i efectiva.

L’onboarding digital no només es refereix a la lliurament d’informació i formació inicial a través de mitjans electrònics, sinó que també implica l’ús de tecnologies avançades per millorar la identificació de nous empleats i el seguiment del seu progrés. Automatitzant processos clau, les empreses poden garantir que els nous empleats se sentin benvinguts i preparats des del primer dia.

Beneficis de l’onboarding digital

L’onboarding digital ofereix nombrosos beneficis tant per a l’empresa com per als nous empleats. A continuació, es destaquen alguns dels principals avantatges:

Eficiència en el procés d’incorporació: l’automatització de tasques administratives redueix el temps necessari per completar l’onboarding.
Millora en l’experiència de l’empleat: proporciona un accés més ràpid a la informació i recursos necessaris per començar la seva feina.
Accés immediat a la formació: els nous empleats poden accedir a mòduls de formació en línia des del primer dia.
Reducció d’errors: la digitalització disminueix la possibilitat d’errors humans en la gestió de documents i dades.
Flexibilitat: Permet als empleats completar el procés d’onboarding des de qualsevol lloc i en qualsevol moment.
Seguiment i mesura: les eines digitals permeten a les empreses seguir i mesurar el progrés de l’onboarding, assegurant que tots els passos es compleixin de manera efectiva.

Facilita l’onboarding digital amb Hybo

Hybo ofereix una sèrie de serveis que faciliten l’onboarding digital, ajudant els nous empleats a adaptar-se ràpidament al seu nou entorn de treball. A través de la reserva de sales de reunions, espais de treball i places d’aparcament, Hybo permet als nous empleats conèixer de primera mà els avantatges i beneficis de l’empresa.

Reserves de llocs de treball

Més enllà de les reserves, crea experiències

Gestió de llocs de treball

Fases de l’onboarding digital

El procés d’onboarding digital generalment es divideix en diverses fases, cadascuna amb objectius específics per assegurar una integració exitosa del nou empleat:

Pre-onboarding: abans del primer dia, el nou empleat rep accés a un portal on pot completar formularis, veure vídeos de benvinguda i conèixer el seu equip.
Primer dia: es proporciona a l’empleat un recorregut virtual de l’empresa, se’l presenta a l’equip i se li explica el seu rol i responsabilitats.
Primeres setmanes: el nou empleat participa en sessions de formació en línia i té reunions regulars amb el seu mentor o supervisor.
Seguiment: es realitzen enquestes i reunions de seguiment per assegurar que el nou empleat se senti recolzat i estigui progressant adequadament.

Cada fase de l’onboarding digital està dissenyada per garantir que el nou empleat tingui una comprensió clara del seu rol dins de la companyia i se senti còmode en el seu nou entorn. A més, aquestes fases ajuden a establir una connexió sòlida entre l’empleat i l’empresa des del principi.

Tipus d’onboarding digital

L’onboarding digital pot variar segons les necessitats i característiques de l’organització, però generalment es classifica en diversos tipus:

Onboarding administratiu: se centra en la finalització de documents i tràmits necessaris per a la incorporació del nou empleat. Aquest tipus d’onboarding digitalitza la identificació i el procés de verificació.
Onboarding cultural: inclou la presentació de la missió, visió i valors de la companyia, així com la introducció a la cultura organitzacional.
Onboarding formatiu: proporciona la formació necessària perquè el nou empleat pugui desenvolupar les seves funcions de manera efectiva. Utilitza plataformes digitals per oferir cursos i materials de formació.
Onboarding social: facilita la integració del nou empleat a l’equip i la creació de connexions amb els seus companys a través d’activitats socials i eines de comunicació.

Aquests tipus d’onboarding digital asseguren que el nou empleat rebi una experiència completa i ben equilibrada, abastant tots els aspectes importants de la seva nova posició dins de l’empresa.

Exemples d’onboarding digital

A continuació, es presenten alguns exemples pràctics de com implementar un bon onboarding digital:

Portals de benvinguda: plataformes on els nous empleats poden accedir a tota la informació i recursos necessaris. Per exemple, un portal que inclogui vídeos de benvinguda, manuals de l’empleat i formularis de recursos humans.
Mòduls de formació en línia: cursos interactius que cobreixen des d’habilitats específiques fins al coneixement de la cultura de l’empresa. Un exemple seria un curs de formació en línia sobre polítiques de l’empresa i procediments de seguretat.
Reunions virtuals: ús d’eines de videoconferència per a presentacions i reunions amb l’equip. Això pot incloure reunions d’equip setmanals per assegurar que el nou empleat se senti part del grup.
Gamificació: incorporar elements de joc per fer el procés més atractiu i motivador. Per exemple, utilitzar un sistema de punts i recompenses per completar tasques d’onboarding.

Aquests exemples mostren com l’onboarding digital pot ser una eina poderosa per millorar la integració dels nous empleats i garantir que estiguin ben preparats per als seus rols.

Eines per desenvolupar un bon onboarding digital

Per desenvolupar un bon onboarding digital, és crucial comptar amb les eines adequades. A més de Hybo, que ofereix solucions integrals de gestió i reserva d’espais, altres eines útils poden incloure:

Sistemes de gestió de l’aprenentatge (LMS): plataformes que faciliten la lliurament de contingut formatiu i el seguiment del progrés de l’empleat. Exemples inclouen Moodle i Blackboard.
Software de gestió de recursos humans (HRMS): ajuda a automatitzar i gestionar tasques administratives i de recursos humans. Exemples inclouen BambooHR i Workday.
Aplicacions de videoconferència: eines com Zoom o Microsoft Teams per facilitar la comunicació i les reunions virtuals.
Plataformes de col·laboració: eines com Slack o Trello que permeten la col·laboració i comunicació en equip.

Reserves de sales de reunions

Més enllà de les reserves, crea experiències

Gestió de sales

A més d’aquestes eines, Hybo ofereix funcionalitats específiques que donen suport a l’onboarding digital, com la reserva de sales de reunions per facilitar les presentacions i formacions, i la reserva d’espais de treball perquè els nous empleats puguin seleccionar el seu lloc de treball segons les seves necessitats.

Quins processos de verificació té l’onboarding digital?

L’onboarding digital inclou diversos processos de verificació per assegurar que la identificació i les dades del nou empleat siguin correctes. Aquests processos poden incloure:

Verificació d’identitat: ús de tecnologies com la verificació biomètrica i l’escaneig de documents per confirmar la identitat de l’empleat.
Revisió de documents: validació de documents importants com contractes, formularis d’impostos i certificats de formació.
Avaluacions de coneixement: proves i avaluacions per assegurar que el nou empleat ha comprès la formació proporcionada.
Seguiment de progrés: monitorització del progrés de l’empleat a través de sistemes de gestió de l’aprenentatge i altres software de seguiment.

En conclusió, l’onboarding digital és un enfocament modern i eficient per a la incorporació de nous empleats. Utilitzant eines i plataformes digitals, les empreses poden millorar significativament l’experiència d’onboarding, facilitant la integració, formació i motivació dels nous empleats.