Hot Desking : avantatges i algun inconvenient
Hot Desking , reserva d'escriptori ad hoc, free seating, open office… Probablement, has escoltat aquests termes amb bastant freqüència en els últims mesos. I és que aquesta nova manera d'operar, basada en la compartició de l'espai físic sense llocs assignats, s'està convertint en una nova manera de gestionar l'oficina per a moltes empreses de tot el món després de la pandèmia del Coronavirus.
Però què significa exactament Hot Desking ? Quins avantatges ofereix? Com solucionem els inconvenients que puguem trobar? És per a mi el Hot Desking? En aquest article, repassem els conceptes bàsics i intentem respondre a totes aquestes preguntes.
Es creu que l’origen del concepte d’escriptoris compartits ve d’una pràctica comuna dins de les organitzacions militars, on les tripulacions dels submarins tenen assignats llits compartits segons el seu torn. En lloc de tenir un llit assignat per persona, es redueix el nombre de llits, es crea un sistema de torns de descans i d’aquesta manera s’aconsegueix maximitzar i optimitzar l’espai de la nau.
No obstant això, el Hot Desking va més enllà de l’optimització de l’espai. Avui dia, els escriptoris compartits es consideren una força impulsora de la innovació, la flexibilitat i la cooperació, ja que, al no estar lligats a un lloc de treball, és més probable que coneguem a persones amb les quals normalment no interactuaríem, fomentant d’aquesta manera una comunicació i col·laboració molt més horitzontal i trencant sitges departamentals.
Què significa Hot-Desking?
Hot Desking és en essència un sistema de treball flexible en el qual els empleats ja no tenen un espai assignat. En lloc d’això, se’ls dona als empleats l’oportunitat de reservar espais en una oficina compartida mitjançant aplicacions de gestió i reserva d’espais corporatius.
El Hot Desking s’utilitza a per a millorar la flexibilitat i l’eficiència de la utilització de l’espai de l’oficina quan cada vegada més treballadors treballen des de casa. A més, el Hot Desking també és una forma de promoure la col·laboració interdepartamental, ja que en el model tradicional amb seients fixos, els departaments sovint queden aïllats, minimitzant d’aquesta manera les possibilitats de col·laboracions i discussions creuades.
Quins avantatges té el Hot Desking ?
Estalvia i optimitza l’espai
Un dels principals avantatges del Hot Desking és l’aprofitament de l’espai d’oficines. En l’escenari postpandèmic en el qual sembla que comencem a entrar, el treball híbrid s’ha convertit en una realitat per a la majoria de les empreses, cosa que significarà que els nostres empleats acudiran de manera intermitent a les seus corporatives. Per tant, podem plantejar-nos oficines més reduïdes, en les quals ja no hem de disposar d’un espai de treball per a cada empleat.
A més, amb el software de gestió d’espais adequat, podem optimitzar l’ús dels nostres espais i maximitzar el seu ús. Mitjançant sistemes d’auto alliberament automàtic quan, passat un temps prudencial, els usuaris que han realitzat la reserva de l’espai, no han acudit a aquest.
Estalvia en costos
És evident que l’ús de Hot Desking suposa un gran estalvi en despeses d’oficina. La reducció de la grandària de la nostra seu i l’optimització dels recursos que oferim tindrà un impacte directe en la despesa anual dedicada a les nostres instal·lacions (lloguer, subcontractar a personal de neteja, Internet, telèfon, equipament…).
I no sols això, les empreses són conscients que, si volen continuar creixent a una altra escala i expandint el seu negoci, els escriptoris compartits ofereixen la possibilitat de contractar més treballadors que puguin treballar en remot sense la necessitat de realitzar una gran inversió inicial. Aquests acords de col·laboració entre professionals o empreses els permetran accedir ràpidament a altres mercats, sense assumir els riscos associats a l’obertura d’una nova oficina i els costos addicionals.
Major comunicació i trencament de sitges departamentals
Els treballadors es comuniquen amb uns altres de diferents sectors i departaments i poden arribar, fins i tot, a col·laborar en projectes. I encara que no sempre sigui així, almenys la comunicació entre persones augmenta.
Traçabilitat: Sabem qui i com s’estan utilitzant les nostres instal·lacions
Amb un bon sistema de Hot Desking , que ens permeti tenir la traçabilitat de tots els moviments que s’han realitzat en la companyia, podrem no solament saber de quina forma s’estan utilitzant els espais corporatius, també podrem tenir d’una forma efectiva un informe de traçabilitat en cas que sorgeixi algun brot de COVID en la nostra companyia, podent d’aquesta manera frenar l’ona de contagis de manera ràpida i eficaç.
Hot Desking, l’ambient fred i la seguretat
Quan es parla del Hot Desking s’assenyala que, encara que els empleats més joves podrien sentir-se còmodes amb el sistema, a causa de la llibertat que ofereix, aquells que tinguin més temps en l’empresa, o els treballadors de major edat ho poden arribar a veure com una incomoditat a causa de la tradició o a una necessitat de pertinença (com tenir una oficina pròpia o posar objectes en un cubiculum), i a la por al contagi pel fet d’usar cada dia un espai diferent, la qual cosa no ofereix el Hot Desking .
El sistema que utilitzem per a la gestió d’espais i reserves ha de tenir en compte aquestes necessitats, i poder oferir la possibilitat als usuaris de disposar d’un lloc preferent o favorit, que els ajudi a reservar el mateix lloc, sempre que sigui possible.
Hot Desking i el treball en equip
Si bé comentàvem a l’inici d’aquest post que una dels avantatges del Hot Desking és que afavorim en treball interdisciplinari i interdepartamental en barrejar a persones de diferents llocs en una mateixa sala, el treball en equips definits pot veure’s a vegades afectat, al no disposar d’un espai comú en el qual trobar-se i treballar.
Serà vital que la nostra eina de sol·licitud d’espais corporatius permeti als managers la realització de reserves de grup, podent d’aquesta manera organitzar trobades d’equip (més enllà de les trobades virtuals) en la seu corporativa, podent mantenir d’aquesta manera el vincle entre les persones, més enllà de la responsabilitat laboral compartida.
Hot Desking i mai trobar a Ana, o a Joan, o a…
No tenir un lloc definit ens pot fer invisibles i que els nostres companys no sàpiguen on trobar-nos quan necessiten ajuda. És cert que avui dia, les eines de col·laboració i comunicació en el núvol ens acosten a un clic dels nostres companys, però el fet de poder aprofitar la presència física per a poder interactuar amb el nostre partenaire continua proporcionant una interacció i uns resultats comunicatius molt millors que els obtinguts en una conversa virtual.
És per això que és important poder comptar amb una eina que ens permeti saber qui està en l’oficina cada dia i en quin lloc es troba, de manera que puguem acudir a ella, ja sigui per a resoldre dubtes relacionats amb el treball o simplement per a prendre un cafè i desconnectar durant uns minuts.
El Hot Desking és per a mi?
Hot Desking és una forma simple i efectiva d’apoderar als empleats, mantenir-los segurs en el treball i, finalment, estalviar costos. Amb un pla estratègic i amb orientació especialitzada, Hot Desking pot brindar tant satisfacció als empleats com reduir els costos de les seves instal·lacions.
Si estàs interessat i vols més orientació sobre com implementar Hot Desking per a satisfer les necessitats específiques de la seva empresa, comunica’t amb el nostre equip i t’ajudarem en el procés.
