Espais de reunions poscovid-19
En totes les sales de reunions de la majoria de les empreses del món, ha aparegut un nou element; una càmera damunt de la pantalla per a presentacions. I és que aquest nou objecte, que enfoca la taula i cadires que presideixen la sala, ha transformat les nostres reunions durant la pandèmia de la Covid-19.
En totes les sales de reunions del món hi ha hagut una autèntica revolució, i segurament és l’espai que més ràpidament s’ha transformat per a afrontar el nou paradigma empresarial.
La veritat és que molts creien que aquest objecte, la càmera per a videoconferències, acabaria desapareixent després de la pandèmia, de la mateixa manera que el gel desinfectant i les màscares per a visites, però la realitat és una altra, aquest element, que serà fix i indispensable en el futur, ha transformat la manera en què ens reuníem.
La nova normalitat ha donat pas a la incursió de l’era digital a l’interior de les empreses, parlar de videotrucada, documents en el núvol, documents compartits, treball híbrid o Hot Desking ja no és cosa del futur, és el dia a dia.
“Durant el confinament, les reunions no presencials van créixer més del 148%”
A part del factor de la pandèmia, el concepte de reunió cobrament una altra dimensió; parlar amb un company de treball ja es considerava una reunió segons el nostre Outlook, Teams o Zoom, quan abans, aquesta reunió informal era una conversa de passadís.
Aquest nou concepte, la integració digital de processos interns, ha transformat la nostra manera de conviure amb la tecnologia i amb el nostre entorn laboral.
Aquesta petita càmera situada sobre el televisor de la sala de reunions o sobre la nostra pantalla de l’ordinador, ha generat una revolució en la comunicació interna i externa de tots els col·laboradors de la nostra organització, afectant i transformant la nostra manera de reunir-nos.
Espais de reunions post Covid-19
L’adaptació dels espais per a reunions és el que ha generat més mal de cap als responsables de les empreses.
Abans de la pandèmia, no tots els empleats de l’empresa realitzaven reunions diàriament, però en l’actualitat, la majoria dels empleats realitzen reunions diàries, i els motius són varis: empreses que implementen jornades de teletreball incrementat les videotrucades entre empleats, reunions que abans es realitzaven a casa del client i ara es realitzen en videoconferències, etc. Això ha generat que per a molts empleats hagi desaparegut l’espai físic de les sales de reunions, sent el seu ordinador el canal de comunicació. Per a això, moltes empreses han habilitat estades més reduïdes o escriptoris més distants, per a la correcta comunicació entre interlocutors.
Transformació del mobiliari a les sales de reunions i en els escriptoris, és una realitat. Si bé antigament les sales de reunions s’organitzaven per assistents, ara es busca la seva connectivitat. Totes les sales de reunions s’han adaptat per a poder realitzar videotrucades, ja sigui a clients, a proveïdors o col·laboradors. A més, els escriptoris dels empleats s’han dotat de més ordinadors portàtils, càmeres de videotrucades, cascos i micròfons, i tot això per a adaptar-se a les noves necessitats de comunicació.
Els aforaments i gestió de l’espai són els més afectats durant la pandèmia, i tots els estudis mostra que la seva durabilitat anirà molt més allà. Actualment, una reunió pot tenir assistents físics i virtuals. Ja no és necessari agafar el cotxe i desplaçar-se, amb una videotrucada podem reunir-nos amb persones que estan a milers de quilòmetres del nostre escriptori.
Aquesta nova realitat ha transformat la gestió dels espais corporatius, adaptant-se a lloc de treball i espais comuns, reduint els seus espais i centrant-se en les necessitats del treballador. Adaptant espais per a la realització de videotrucades, videoconferències o webinars.
Aquesta revolució ha generat una gran inversió en eines digitals per als empleats. La majoria dels empleats han adaptat els seus equips per a poder realitzar videotrucades i reunions virtuals, a més, les empreses han augmentat la seva ciberseguretat i han integrat sistemes informàtics per a poder gestionar dades en el núvol per a compartir documentació entre empleats i clients.
I amb aquest vendaval de necessitat de reunions i d’espais de treball, sens dubte, implementar un software únic de gestió d’espais corporatius ha estat la gran solució per a moltes empreses.
Les empreses que han integrat el seu espai corporatiu en el núvol mitjançant un software de gestió com Hybo, han dotat als seus empleats amb control sobre el seu espai de treball i temps, permetent reservar sales de reunions i reservar espais de treball en remot i des del seu mòbil o ordinador, quedant la reserva guardada en el seu calendari.
A més, aquesta aplicació permet la reserva i convocatòria de reunions virtuals, on els assistents reben l’enllaç de la reunió en el seu mateix calendari. Així mateix, el seu ús funciona igual per a les reunions presencials, reservant les sales i convidant tant a empleats com a possibles visitar externes, les quals reben tota la informació per correu electrònic, quedant la reunió vinculada al seu calendari.
Un pas més enllà en la reserva i gestió de les sales de reunions és la domotització dels espais, moltes empreses han dotat a les seves sales de reunions o espais de treball pantalles tàctils informatives vinculades al software de gestió, mostrant en tot moment l’estat d’ocupació de les sales i permetent el monitoratge per part dels empleats.
En resum
Els canvis que tots hem vist en el nostre entorn laboral ens han obert a noves possibilitats de connexió, tant amb el nostre treball com amb el nostre entorn laboral. Les noves tecnologies han transformat la nostra manera de reunir-nos, i aquesta tendència transformarà els espais corporatius, reformant-los cap a la necessitat i integració de les persones que viuen en l’empresa, enfortint així la seva experiència i integració amb l’entorn laboral.
