10 consells per a gestionar els espais de la teva oficina

Les taules de treball, les sales de reunions, els espais de descans, els aparcaments, la zona d’entrada i recepció, són alguns dels espais bàsics a l’hora de gestionar la teva oficina.

I gestionar els espais de l’oficina de manera eficient és l’objectiu principal per a aconseguir un ambient laboral saludable, eficient, afavoridor, segur i sostingut.

El clima laboral és molt important, perquè afecta el rendiment dels empleats, per tant, els teus espais corporatius no han de generar cap estrès als seus integrants per falta d’adaptabilitat a ells.

Un espai de treball ben gestionat augmentar la qualitat del treball, afavorir l’ambient laboral, redueix l’estrès i fomenta el benestar dels teus empleats. Per a poder aconseguir-lo, volem compartir amb tu 10 consells perquè gestions de manera òptima l’espai de la teva oficina:

Identifica correctament els teus espais

És rellevant localitzar cadascun dels espais de la teva oficina i analitzar-los. Per a això és crucial analitzar l’ocupació actual i l’ús que la hi dona, així com definir l’objectiu d’ocupació d’aquest.

Cada espai ha de complir els requisits per al qual va ser dissenyat. Les sales de reunions, els espais de treball o espais comuns han de tenir la grandària, mobiliari i eines necessàries per al seu bon funcionament. Identificar i analitzar en tot moment cada espai de treball pugui donar lloc a modificacions i reformes centrades en el seu ús.

Crea una estratègia worksplace

Qualsevol espai té potencial de convertir-se en un avantatge competitiu per al negoci. No obstant això, per a aconseguir-lo, és imprescindible que l’espai de treball estigui dissenyat en funció les necessitats de cada companyia.

Per això, en primer lloc, has d’entendre el teu negoci, les seves característiques i els seus objectius estratègics. I a partir d’aquí, dissenyar i implantem la millor estratègia de workplace, aquella que et permeti optimitzar al màxim el teu espai, crear la tipologia d’espais que necessites i, en definitiva, millorar la productivitat de tots els teus professionals.

Mobilitat dels teus empleats

La pandèmia ha fet que molts empleats s’hagin convertit en nòmades, actualment la modalitat híbrida entre el treball presencial i el teletreball ha causat que no existeixin espais fixos de treball.

Per aquest motiu, la gestió dels espais de l’oficina ha d’adaptar-se a la mobilitat dels teus empleats, i en funció d’això, establir llocs de treball, sales de reunions i altres espais necessaris per al dia a dia en l’oficina adaptats a ells.

L’oficina ha de girar entorn de l’empleat

Tots els espais, eines i mobiliari han d’adaptar-se al treballador i no a l’inrevés. Això és important per a fomentar i ajudar a les labors i objectius dels equips que integren l’empresa.

Les millores han de poder-se analitzar, i en el seu cas, modificar-se si no aporten una millor experiència del treballador dins del seu entorn. La gestió dels espais de treball és oferir cada àrea de l’empresa al treballador, donant-li i oferint-li tot el seu contingut per a la seva major efectivitat.

Fes servir el branding

Cada empresa és diferent, i la seva activitat empresarial, així com, els seus espais de treball han d’adaptar les condicions necessàries per a l’ús de l’espai a l’objectiu comú. Imaginem que una empresa vol augmentar la comunicació entre equips i departaments, en aquest cas, el més idoni serà crear espais de treball més oberts i compartits.

Els espais de treball i l’ambient en ells són creadors de valor en la marca de la teva empresa, i pot ser un argument molt important per a la retenció i captació de talent dins de la teva empresa.

Integra un únic software de gestió

Arribats a aquest punt, la millor eina per a implementar una gestió òptima dels espais de l’empresa és la integració d’un programari de reserva d’espais. Dotar als empleats de la gestió i administració de l’espai els farà formar part d’ell de manera activa.

Un software de gestió d’espais corporatius com Hybo promou l’administració de l’espai i el seu ús eficient, tenint com a referència l’experiència de l’empleat.

Manteniment al dia

Els espais de treball han de comptar amb el mobiliari, eines i equips en estat òptim. Qualsevol desperfecte en instal·lacions o en equips per a empleats pot comportar pèrdues de temps.

Per a això, és important que els empleats siguin els ulls de l’empresa i que tinguin un canal per a comunicar les incidències que localitzin en les seves instal·lacions. El software de gestió d’espai Hybo permet que els empleats puguin notificar incidències in situ, les quals s’envien directament als responsables. Mitjançant aquesta eina de gestió, en tot moment l’usuari pot veure l’estat de la seva incidència.

Zones de relax

Existeixen zones dins de l’oficina que la seva labor és fomentar el descans i la relació extra departamental. Els menjadors i les zones de cafè són punts de socialització en els quals els treballadors creen llaços i relacions.

Per a això, és important que les zones estiguin ben equipades i que generin comoditat i confort als treballadors. Implementar reserves de torn de menjadors, ajuda que l’experiència de l’empleat. En reservar la seva estada, el treballador únicament se centrarà en l’objectiu per al qual va ser dissenyat la sala: gaudir del menjar amb els seus companys, sense haver d’esperar-se al fet que hi hagi algun lloc lliure.

Aparcaments

Alguns matins, a causa del trànsit, molts empleats arriben justos o tard, alterant el seu estat anímic i incrementat la seva ansietat o estrès.

Per a aquelles empreses que existeixin en les seves instal·lacions aparcaments, és valuós ajudar al màxim l’entrada dels seus empleats en l’oficina. Implementar un sistema de reserves de places d’aparcament com Hybo, permet que els seus empleats no perdin temps a aparcar, ja que directament estacionaran en la seva plaça reserva prèviament, sense haver-la de buscar.

Analitza mitjançant mètriques d’ús

Per a qualsevol millora de l’espai, és fonamental obtenir dades d’ús, ocupació i incidències. Per a això, el software de gestió d’espais Hybo serà el teu major aliat, perquè en tot moment podràs extreure els usos de reserves i incidències de cada zona.

Però recorda, l’optimització dels espais té com a objectiu: cobrir les necessitats de l’empleat. Aquest ha de ser l’objectiu i totes les millores han de girar voltant a la relació de l’empleat amb l’espai. Conceptes com autogestiona i flexibilitat han de liderar les millores i integracions de l’aplicació.