Com mantenir la meva oficina optimitzada?

La gestió d’espais continua sent una tasca complicada per a les empreses que no comptin amb programari específic. Si vols saber com està usant els espais de l’edifici, sempre hi ha dues opcions: manar a algú a explicar-los o utilitzar un sistema de gestió d’espais.

Els espais de treball sempre han d’oferir als seus habitants totes les eines per a poder desenvolupar els seus rols dins de l’organització, per a això és important que sempre estiguin òptims, tant en l’àmbit físic com en l’àmbit ambiental.

Per a això és important poder mesurar la seva optimització, i això es pot avaluar mitjançant diverses anàlisis:

 

Ocupació de les oficines:

Segurament, durant la pandèmia de la Covid-19, les oficines de la teva empresa han estat més buides de l’habitual, la qual cosa ens porta a la primera mètrica, el percentatge d’ocupació.

Per a mesurar-lo podem comptar el nombre de persones que estan treballant en un moment donat i dividir-lo entre el nombre total de metres quadrats disponibles per a treballar, així sabrem quin percentatge està ocupat en aquest moment.

Aquesta dada ens ajudarà a prendre decisions sobre si necessitem ampliar el nostre espai d’oficines o no.

 

Mobiliari adaptat:

La segona mètrica és l’estat dels nostres mobles de treball. Els espais de treball han de complir amb les normatives de riscos laborals com, per exemple, que l’altura d’un escriptori no superi els dos metres.

Per a mesurar-lo podem usar sistemes com el Building Information Modeling (BIM), que ens permeten analitzar i predir l’estat de les nostres instal·lacions en funció de l’ús que se li doni.

A més, durant la pandèmia de la Covid-19 s’han establert mesures sanitàries dins de l’oficina, com la distància de seguretat, que ha generat la reorganització de l’espai i del mobiliari, afectant la seva optimització.

En oficines on l’espai estava optimitzat, ara s’ha vist alterat per la necessitat de separar als empleats en funció del seu risc.

Consum energètic

El disseny és un altre aspecte per a tenir en compte, ja que mitjançant un bon disseny es pot aconseguir espais més petits, però sense sacrificar la funcionalitat ni l’ergonomia. A més, els equips i instal·lacions han de reduir el consum energètic, perquè s’està apostant per la sostenibilitat.

Adaptar espais amb llum natural, equips de baix consum o apostar per energies renovables optimitzen les seves oficines i creen valor de marca.

Distribució de l’espai

La naturalesa del treball també juga un paper important a l’hora de decidir el disseny interior de les oficines empresarials. L’espai de les oficines ha d’estar adaptat les necessitats de l’empresa i a les necessitats dels treballadors.

Les sales comunes i els espais de treball individuals han de ser factibles i aptes per a les tasques a dur a terme. En cas de no ser òptims, s’han de reubicar sistemes o equips que suposin una despesa, per a optimitzar espais. Com, per exemple, sales de reunions massa grans o espais comuns sense ús.

 

Neteja i ordre

La neteja és un altre factor clau per a mantenir les oficines ordenades. La brutícia no sols afecta la imatge d’una empresa, sinó que també pot arribar a repercutir en la salut dels empleats.

Per a això cal dur a terme manteniments preventius per a no interrompre el flux laboral ni posicions amb problemes relacionat directament amb les oficines on s’exerceix el treball, a més, sempre cal tenir un sistema contra inclemències com a plagues o danys per humitat i temperatures extrema.

 

Els equips i instal·lacions

Els equips i instal·lacions han d’estar per a ajudar als empleats, i no per a estressar-los. Per a això, han de funcionar correctament i en cas d’avaries, els equips de manteniment han d’actual ràpidament.

Si en la teva oficina hi ha equips i instal·lacions sense usar, és perquè no estan adaptats als seus empleats, i, per tant, és un recurs inservible per al teu equip.

El teu equip és el que millor coneix els seus equips i instal·lacions per a això has d’observar si les eines a la seva disposició són emprades i quantes incidències els genera.

Ús dels empleats

La millor manera de veure si els espais de la teva oficina són eficients, és observar l’ús per part dels empleats. Si per exemple, les teves oficines disposen de dues sales de reunions, però sempre es reuneixen en aquesta, potser no necessita dues o, potser l’altra no és apta.

De la mateixa manera pot passar en escriptoris, menjadors o places d’aparcament. Per a poder avaluar una bona gestió d’oficines, s’ha de tenir dos objectius clarament complerts:

• Les oficines han d’estar adaptades a les necessitats dels emprats.

• Necessitat d’equips i instal·lacions funcionant correctament.

Una vegada aquestes dues normes són completes, sempre ha d’anar-se al següent pas:

• Consulta prèvia al personal abans de fer modificacions en l’oficina. El teu equip és el que millor coneix els seus equips i instal·lacions, per la qual cosa sempre és bo consultar.

Quan es té una empresa, cal pensar en tot: des del logotip fins a la forma en la qual es treballarà. El teu equip és el que millor coneix els seus equips i instal·lacions, per la qual cosa sempre és bo consultar

 

Oficines per a anys

Les oficines han d’estar concorde a les perspectives de l’empresa, si la teva empresa té perspectives de creixement, no esperis que els teus empleats hagin de fer cua per a poder ocupar les sales de reunions per a augmentar l’espai.

Si vols fomentar la comunicació entre departaments, elimina les barreres físiques i implementa oficines obertes, no esperis que els teus empleats ho facin sense disposar de l’espai òptim.

L’espai físic no sols mostra l’estat actual de la teva empresa, sinó que també marca el futur que cerca.

La solució: implementa un únic software de gestió i reserva d’espais.

Amb Hybo, els teus empleats podran reservar els seus escriptoris, podran reservar sales de reunions i reservar torns de menjador. I també, podran reservar les seves places d’aparcament i gestionar les seves visites. A més, mitjançant la notificació d’incidències, els empleats de la teva empresa podran notificar d’incidències tant en els equips com en les instal·lacions.

Amb aquesta gestió, podràs mesurar l’ocupació de cada zona de la teva empresa per part dels teus empleats i per part de la visita externa que es generen en les teves instal·lacions.

Amb Hybo podràs treure analítiques d’ocupació horària i per zones, i detectar amb dades que espais estan massa ocupats o buits per falta d’ús.

Mitjançant la incidència, podràs observar quins equips i instal·lacions necessita millorar, i podràs modificar els teus espais sobre la base de les necessitats reals i futures de la teva oficina.

Amb aquesta eina, tindràs una oficina sempre optimitzada i en ple funcionament, permetent la teva anàlisi en un sol clic.