Per què optimitzar la reserva d’espais a l’oficina?

Segurament moltes vegades t’has preguntat per què hauries d’optimitzar la reserva d’espais a la teva oficina i la resposta la trobaràs a les necessitats del teu equip. Gestionar els espais de la teva empresa atorga a l’empleat una nova experiència al seu entorn, sentint-se’n part activa.

Si bé l’oficina moderna es concebia al voltant de la productivitat i la fiscalitat, l’oficina postpandèmia s’haurà de redissenyar desplaçant aquestes prioritats i posant la higiene, la seguretat i el benestar de les persones empleades al seu centre.

La pandèmia de la Covid-19 ha provocat un canvi de paradigma respecte a la percepció actual que tenim de l’oficina i en quin hauria de ser el propòsit.

La jornada laboral estava definida tradicionalment per rutines i espais físics determinats, però els límits entre l’espai domèstic i el treball estan quedant difuminats, distorsionant així les nostres percepcions d’espai i temps. Això ens obliga, després de la tornada a l’oficina, a repensar noves dinàmiques que ens permetin redefinir els límits i alhora dirigir els nous comportaments que hem instaurat a les nostres respectives experiències treballant en remot.

Per tant, els espais de la teva oficina han de girar entorn a les noves necessitats dels teus treballadors, creant una filosofia de cooperació i solidaritat.

“67% de persones treballadores volen més feina o col·laboració “en persona” després de la pandèmia”

Per què hauríeu d’optimitzar la reserva d’espais a la vostra oficina?

L’objectiu de qualsevol reunió és important, per això els assistents preparen tot el que cal per al seu bon funcionament, no obstant això, moltes vegades trobem que l’espai físic no s’adapta a les circumstàncies.

Una sala de reunions corporativa té tanta importància com el motiu que lidera la reunió, i la reserva d’espais a l’oficina adequada garanteix que la reunió es desenvolupi en un ambient adequat que afavorirà directament la reunió que es durà a terme. Els objectius de cada reunió són diferents, per tant, les necessitats de convocatòria també ho seran.

La gestió del temps és rellevant i va en ressonància amb la gestió de l’espai, hem retardat massa vegades reunions per la duplicitat en l’ocupació de sales, o per l’incompliment de l’horari, o per altres raons, i tot això és per la manca de coordinació i gestió.

Optimitzar la reserva d’espai a l’oficina és vital per als processos interns de la teva empresa. Parlem una mica més sobre això.

Problemes derivats de la manca de gestió d’espais

Hi ha nombroses àrees corporatives comunes on la gestió de l’espai ha de ser present, ja que, si no, la no disponibilitat d’una reserva prèvia pot afectar el desenvolupament laboral de l’empleat i de tot l’equip.

En primer lloc, trobem la gestió de llocs de treball, per a les empreses que actualment incorporen el model de treball híbrid a causa de la pandèmia, no disposar d’una reserva d’escriptori prèvia, pot ocasionar que hi hagi dies on l’oficina estigui massa plena i d’altres on estigui massa buida.

Aquest simple fet afectarà durant el dia l’aforament de tots els espais de l’empresa i dificultarà l’objectiu de mantenir la distància de seguretat entre empleats. Per exemple, si no disposeu d’un gestor de menjadors, en el qual els empleats puguin reservar torns de menjador prèviament, podem trobar que hi hagi molta ocupació en determinades hores posant en risc la salut dels treballadors.

A la mateixa línia es troba la gestió de sales de reunió. Si una empresa no dota els seus empleats amb la capacitat de reservar sales de reunions prèviament, podem trobar que diversos membres de l’equip convoquin sengles reunions a la mateixa sala amb dates i hores exactes. Com que no té una gestió de l’espai a les seves oficines, els integrants de les dues reunions es trobaran amb el problema a pocs minuts abans de començar, fet que provocarà que una de les reunions es cancel·li o es retardi, amb la consegüent pèrdua de temps dels assistents .

Per buscar un altre exemple, imaginem que els assistents són externs a l’empresa, el problema encara és més gran, ja que, com que no disposar d’una gestió de visites externes amb reserva prèvia, els integrants s’hauran d’esperar o citar per a un altre dia.

A la gestió d’espais d’oficina també hi ha els aparcaments, els quals són usats diàriament tant per empleats com per a visitants. Moltes empreses deixen la seva ocupació a l’atzar, sense aplicar una gestió de les places d’aparcament que permeti fer reserves de places d’aparcaments prèvies. En molts casos, aquesta no gestió retarda l’arribada d’empleats i visites per la manca d’estacionament en dia concorreguts.

Aquests exemples són normals de trobar a qualsevol empresa, i ara s’hi afegeix un altre factor, les sales de reunions s’han d’adaptar a la nova normalitat. La majoria de les reunions realitzades els darrers mesos són en format virtual, i per poder-les realitzar necessitem que les sales estiguin dotades d’eines digitals per poder fer videoconferències. El mer fet que un empleat convoqui una reunió en una sala adaptada, però en arribar-hi es troba que els equips d’aquesta no funcionen, suposarà per a l’empleat haver de buscar una altra sala lliure. Amb una bona gestió de l’espai, però, els empleats podrien notificar incidències sobre l’estat dels equips, i mantenir els espais comuns sempre òptims.

Per què hauríeu d’optimitzar la reserva d’espais a l’oficina?

Perquè els teus empleats no pateixin cap dels exemples anteriorment comentats.

Perquè optimitzar els espais de l’oficina transformarà la relació dels empleats amb l’entorn. Gestionar les sales de reunions els dotarà del control dels espais, sense trobar cap problema per poder executar la reunió planificada. En poder reservar sales de reunions, els empleats podran organitzar-se i planificar les sales i els espais disponibles sense errors de duplicitat. És més, us permetrà poder enviar les convocatòries a tots els integrants, ja siguin companys o externs, mitjançant un correu electrònic amb tota la informació necessària.

De la mateixa manera, els empleats que usin la modalitat de treball híbrid o Hot Desking podran reservar el seu escriptori, així com reserva el torn de menjador segons les necessitats. Amb aquesta gestió, en tot moment es controlarà l’aforament de les oficines, garantint un ambient saludable i eficient.

A més, amb la possibilitat de reserves places d’aparcament, el treballador podrà organitzar les estades prèviament a tots els espais de l’empresa, garantint així la seva productivitat i confort i provocant una reducció en pèrdues de temps per espais no optimitzats.

Per optimitzar les reserves d’espai en oficines s’han desenvolupat softwares per a la gestió d’espais de treballs i aplicacions mòbils com Hybo. Aquesta eina digital permet tenir a l’abast totes les optimitzacions comentades i així gaudir d’una vida laboral molt més eficient i organitzada.

Com podeu optimitzar la reserva d’espais a l’oficina?

Un únic software

Pel bon procediment entre empleats, la millor solució és implementar un únic software de gestió d’espais corporatius que permeti fer reserves prèvies. Moltes empreses implementen diversos programaris generant confusió entre els empleats i distorsió a l’hora de poder gestionar els espais. Amb Hybo podràs integrar tots els espais de la teva empresa.

L’oficina gira entorn de l’empleat

L’optimització dels espais té com a objectiu cobrir les necessitats de l’empleat. Aquest ha de ser l’objectiu i totes les millores han de girar al voltant de la relació de l’empleat amb l’espai. Conceptes com autogestiona i flexibilitat han de liderar les millores i les integracions de l’aplicació.

Fomentar la solidaritat i la cooperació

Perquè la gestió de l’espai corporatiu funcioni, és clau fomentar la solidaritat i la cooperació entre empleats, acceptant i complint les normatives necessàries per optimitzar el seu espai. Per això, és important escoltar les necessitats de l’empleat i integrar-les, així com marcar clarament els rols i les funcions de cada empleat amb l’espai assignat.