¿Qué es el Hot desking? ¿Qué ventajas y inconvenientes tiene?
Hot desking, reserva de escritorio ad-hoc, free seating, open office… Probablemente, hayas escuchado estos términos con bastante frecuencia en los últimos meses. Y es que esta nueva forma de operar, basada en la compartición del espacio físico sin lugares asignados, se está convirtiendo en una nueva manera de gestionar la oficina para muchas empresas de todo el mundo después de la pandemia del Coronavirus.
Pero ¿qué significa exactamente Hot Desking? ¿Qué ventajas ofrece? ¿Cómo solventamos los inconvenientes que podamos encontrar? ¿Es para mí el hotdesking? En este artículo, repasamos los conceptos básicos e intentamos responder a todas estas preguntas.
Se cree que el origen del concepto de escritorios compartidos viene de una práctica común dentro de las organizaciones militares, donde las tripulaciones de los submarinos tienen asignadas camas compartidas según su turno. En lugar de tener una cama asignada por persona, se reduce el número de camas, se crea un sistema de turnos de descanso y de esta forma se logra maximizar y optimizar el espacio de la nave.
Sin embargo, el Hot desking va más allá de la optimización del espacio. Hoy en día, los escritorios compartidos se consideran una fuerza impulsora de la innovación, la flexibilidad y la cooperación, ya que, al no estar atados a un puesto de trabajo, es más probable que conozcamos a personas con las que normalmente no interactuaríamos, fomentando de esta forma una comunicación y colaboración mucho más horizontal y rompiendo silos departamentales.
¿Qué significa Hot-Desking?
Hot-desking es en esencia un sistema de trabajo flexible en el que los empleados ya no tienen un espacio asignado. En lugar de eso, se les da a los empleados la oportunidad de reservar espacios en una oficina compartida mediante aplicaciones de gestión y reserva de espacios corporativos.
El Hot Desking se utiliza a para mejorar la flexibilidad y la eficiencia de la utilización del espacio de la oficina cuando cada vez más empleados trabajan desde casa. Además, el hot desking también es una forma promover la colaboración interdepartamental, ya que en el modelo tradicional con asientos fijos, los departamentos a menudo quedan aislados, minimizando de esta forma las posibilidades de colaboraciones y discusiones cruzadas.
¿Qué ventajas tiene el Hot desking?
Ahorra y optimiza el espacio
Una de las principales ventajas del Hot desking es la del aprovechamiento del espacio de oficinas. En el escenario pospandémico en el que parece que empezamos a entrar, el trabajo híbrido se ha convertido en una realidad para la mayoría de las empresas, lo que significará que nuestros empleados acudirán de forma intermitente a las sedes corporativas. Por tanto, podemos plantearnos oficinas más reducidas, en las que ya no tenemos que disponer de un espacio de trabajo para cada empleado.
Además, con el software de gestión de espacios adecuado, podemos optimizar el uso de nuestros espacios y maximizar su uso. Mediante sistemas de autoliberación automática, cuando, pasado un tiempo prudencial, los usuarios que han realizado la reserva del espacio, no han acudido al mismo, se libera.
Ahorra en costes
Es evidente que el uso de hot desking supone un gran ahorro en gastos de oficina. La reducción del tamaño de nuestra sede y la optimización de los recursos que ofrecemos va a tener un impacto directo en el gasto anual dedicado a nuestras instalaciones (alquiler, subcontratar a personal de limpieza, Internet, teléfono, equipamiento…).
Y no solo eso, las empresas son conscientes de que, si quieren continuar creciendo a otra escala y expandiendo su negocio, los escritorios compartidos ofrecen la posibilidad de contratar a más trabajadores que puedan trabajar en remoto sin la necesidad de realizar una gran inversión inicial. Estos acuerdos de colaboración entre profesionales o empresas les permitirán acceder rápidamente a otros mercados, sin asumir los riesgos asociados a la apertura de una nueva oficina y los costes adicionales.
Mayor comunicación y rotura de silos departamentales
Los trabajadores se comunican con otros de distintos sectores y departamentos y pueden llegar, incluso, a colaborar en proyectos. Y aunque no siempre sea así, al menos la comunicación entre personas aumenta.
Trazabilidad: Sabemos quién y cómo se están utilizando nuestras instalaciones
Con un buen sistema de hotdesking, que nos permita tener la trazabilidad de todos los movimientos que se han realizado en la compañía, podremos no solamente saber de qué forma se están utilizando los espacios corporativos, también podremos tener de una forma efectiva un informe de trazabilidad en caso de que surja algún brote de COVID en nuestra compañía, pudiendo de esta forma frenar la ola de contagios de forma rápida y eficaz.
Hot desking el ambiente frío y la seguridad
Cuando se habla del hot desking se señala que, aunque los empleados más jóvenes podrían sentirse cómodos con el sistema, debido a la libertad que ofrece, aquellos que tengan más tiempo en la empresa, o los trabajadores de mayor edad lo pueden llegar a ver como una incomodidad debido a la tradición o a una necesidad de pertenencia (como tener una oficina propia o poner objetos en un cubículo), y al miedo al contagio por el hecho de usar cada día un espacio distinto, lo cual no ofrece el hot desking.
El sistema que utilicemos para la gestión de espacios y reservas debe tener en cuenta estas necesidades, y poder ofrecer la posibilidad a los usuarios de disponer de un sitio preferente o favorito, que les ayude a reservar el mismo sitio, siempre que sea posible.
Hot desking y el trabajo en equipo
Si bien comentábamos al inicio de este post que una de las ventajas del hotdesking es que favorecemos en trabajo interdisciplinar e interdepartamental al mezclar a personas de distintos lugares en una misma sala, el trabajo en equipos definidos puede verse a veces afectado, al no disponer de un espacio común en el que encontrarse y trabajar.
Será vital que nuestra herramienta de solicitud de espacios corporativos permita a los managers la realización de reservas de grupo, pudiendo de esta forma organizar encuentros de equipo (más allá de los encuentros virtuales) en la sede corporativa, pudiendo mantener de esta forma el vínculo entre las personas, más allá de la responsabilidad laboral compartida.
Hot desking y nunca encontrar a Ana, o a Juan, o a…
No tener un lugar definido nos puede hacer invisibles y que nuestros compañeros no sepan dónde encontrarnos cuando necesitan ayuda. Es cierto que a día de hoy, las herramientas de colaboración y comunicación en la nube nos acercan a un clic de nuestros compañeros, pero el hecho de poder aprovechar la presencia física para poder interactuar con nuestro partenaire sigue proporcionando una interacción y unos resultados comunicativos mucho mejores que los obtenidos en una conversación virtual.
Es por ello que es importante poder contar con una herramienta que nos permita saber quién está en la oficina cada día y en qué sitio se encuentra, de forma que podamos acudir a ella, ya sea para resolver dudas relacionadas con el trabajo o simplemente para tomar un café y desconectar durante unos minutos.
¿El hot desking es para mí?
Hot-desking es una forma simple y efectiva de empoderar a los empleados, mantenerlos seguros en el trabajo y, por último, ahorrar costes. Con un plan estratégico y con orientación especializada, Hot Desking puede brindar tanto satisfacción a los empleados como reducir los costos de sus instalaciones.
Si estás interesado y quieres más orientación sobre cómo implementar Hot Desking para satisfacer las necesidades específicas de su empresa, comunícate con nuestro equipo y te ayudaremos en el proceso.
