El objetivo de cualquier reunión es importante, para ello los asistentes preparan todo lo que es necesario para su buen funcionamiento, no obstante, en numerosas ocasiones encontramos que el espacio físico no se adapta a las circunstancias.

Una sala de reuniones corporativa tiene tanta importancia como el motivo que lidera la reunión, y la reserva de espacios en la oficina apropiada garantiza que la reunión se desarrolle en un ambiente adecuado que favorecerá directamente a la reunión que se llevará a cabo. Los objetivos de cada reunión son distintos, por lo tanto, las necesidades de convocatoria también lo serán.

La gestión del tiempo es relevante y va en resonancia con la gestión del espacio, demasiadas veces hemos retrasado reuniones por la duplicidad en la ocupación de salas, o por el incumplimiento del horario, o por otras razones, y todo esto es por la falta de coordinación y gestión.

Optimizar la reserva de espacio en la oficina es vital para los procesos internos de tu empresa. Hablemos un poco más sobre esto. 

Problemas derivados de la falta de gestión de espacios

Existen numerosas áreas corporativas comunes donde la gestión del espacio tiene que estar presente, ya que, si no, la no disponibilidad de una reserva previa puede afectar al desarrollo laboral del empleado y de todo el equipo.  

En primer lugar, encontramos la gestión de puestos de trabajo, para las empresas que actualmente incorporan el modelo de trabajo híbrido a causa de la pandemia, el no disponer de una reserva de escritorio previa, puede ocasionar que haya días donde la oficina esté demasiado llena y otros donde esté demasiado vacía.

Este mero hecho afectará durante el día el aforo de todos los espacios de la empresa y dificultará el objetivo de mantener la distancia de seguridad entre empleados. Por ejemplo, si no se dispone de un gestor de comedores, en el cual los empleados puedan reservar turnos de comedor previamente, podemos encontrar que haya mucha ocupación en determinadas horas poniendo en riesgo la salud de los trabajadores. 

En la misma línea se encuentra la gestión de salas de reunión. Si una empresa no dota a sus empleados con la capacidad de reservar salas de reuniones previamente, podemos encontrar que varios miembros del equipo convoquen sendas reuniones en la misma sala con fechas y horas exactas. Al no tener una gestión del espacio en sus oficinas, los integrantes de ambas reuniones se encontrarán con el problema a escasos minutos de empezar, hecho que provocará que una de las reuniones se cancele o se retrase, con la consecuente perdida de tiempo de los asistentes.

Para buscar otro ejemplo, imaginemos que los asistentes son externos a la empresa, el problema es aún mayor, ya que, al no disponer de una gestión de visitas externas con reserva previa, los integrantes tendrán que esperarse o citarse para otro día.  

En la gestión de espacios de oficina también se encuentran los aparcamientos, los cuales son usados a diario tanto por empleados como para visitantes. Muchas empresas dejan su ocupación al azar, sin aplicar una gestión de las plazas aparcamientos que permita realizar reservas de plazas de aparcamientos previas. En muchos casos esta no gestión retrasa la llegada de empleados y visitas por la falta de estacionamiento en día concurridos.

Estos ejemplos son normales de encontrar en cualquier empresa, y ahora se añade otro factor, las salas de reuniones se tienen que adaptar a la nueva normalidad. La mayoría de las reuniones realizadas los últimos meses son en formato virtual, y para poder realizarlas necesitamos que las salas estén dotadas de herramientas digitales para poder realizar videoconferencias. El mero hecho que un empleado convoque una reunión en una sala adaptada, pero al llegar a ella se encuentre que los equipos de esta no funcionan, supondrá para el empleado tener que buscar otra sala libre. Sin embargo, con una buena gestión del espacio, los empleados podrías notificar incidencias sobre el estado de los equipos, y mantener los espacios comunes siempre óptimos.