¿Por qué optimizar la reserva de espacios en la oficina?

Seguramente muchas veces te has preguntado por qué deberías optimizar la reserva de espacios en tu oficina, y la respuesta la encontrarás en las necesidades de tu equipo. Gestionar los espacios de tu empresa otorga al empleado una nueva experiencia en su entorno, sintiéndose parte activa de este.

Si bien la oficina moderna se concebía en torno a la productividad y la fiscalidad, la oficina pospandemia deberá rediseñarse desplazando estas prioridades y poniendo la higiene, seguridad y bienestar de las personas empleadas en su centro.

La pandemia de la Covid-19 ha provocado un cambio de paradigma respecto a la percepción actual que tenemos de la oficina y en cuál debería ser su propósito.

La jornada laboral tradicionalmente estaba definida por rutinas y espacios físicos determinados, pero los límites entre el espacio doméstico y el trabajo están quedando difuminados, distorsionando de esta forma nuestras percepciones de espacio y tiempo. Esto nos obliga, después de la vuelta a la oficina, a repensar nuevas dinámicas que nos permitan redefinir los límites y al mismo tiempo dirigir los nuevos comportamientos que hemos instaurado en nuestras respectivas experiencias trabajando en remoto.

Por ende, los espacios de tu oficina tienen que girar entrono a las nuevas necesidades de tus trabajadores, creando una filosofía de cooperación y solidaridad.

“67% de personas trabajadoras quieren más trabajo o colaboración “en persona” después de la pandemia”

¿Por qué deberías optimizar la reserva de espacios en tu oficina?

El objetivo de cualquier reunión es importante, para ello los asistentes preparan todo lo que es necesario para su buen funcionamiento, no obstante, en numerosas ocasiones encontramos que el espacio físico no se adapta a las circunstancias.

Una sala de reuniones corporativa tiene tanta importancia como el motivo que lidera la reunión, y la reserva de espacios en la oficina apropiada garantiza que la reunión se desarrolle en un ambiente adecuado que favorecerá directamente a la reunión que se llevará a cabo. Los objetivos de cada reunión son distintos, por lo tanto, las necesidades de convocatoria también lo serán.

La gestión del tiempo es relevante y va en resonancia con la gestión del espacio, demasiadas veces hemos retrasado reuniones por la duplicidad en la ocupación de salas, o por el incumplimiento del horario, o por otras razones, y todo esto es por la falta de coordinación y gestión.

Optimizar la reserva de espacio en la oficina es vital para los procesos internos de tu empresa. Hablemos un poco más sobre esto. 

Problemas derivados de la falta de gestión de espacios

Existen numerosas áreas corporativas comunes donde la gestión del espacio tiene que estar presente, ya que, si no, la no disponibilidad de una reserva previa puede afectar al desarrollo laboral del empleado y de todo el equipo.  

En primer lugar, encontramos la gestión de puestos de trabajo, para las empresas que actualmente incorporan el modelo de trabajo híbrido a causa de la pandemia, el no disponer de una reserva de escritorio previa, puede ocasionar que haya días donde la oficina esté demasiado llena y otros donde esté demasiado vacía.

Este mero hecho afectará durante el día el aforo de todos los espacios de la empresa y dificultará el objetivo de mantener la distancia de seguridad entre empleados. Por ejemplo, si no se dispone de un gestor de comedores, en el cual los empleados puedan reservar turnos de comedor previamente, podemos encontrar que haya mucha ocupación en determinadas horas poniendo en riesgo la salud de los trabajadores. 

En la misma línea se encuentra la gestión de salas de reunión. Si una empresa no dota a sus empleados con la capacidad de reservar salas de reuniones previamente, podemos encontrar que varios miembros del equipo convoquen sendas reuniones en la misma sala con fechas y horas exactas. Al no tener una gestión del espacio en sus oficinas, los integrantes de ambas reuniones se encontrarán con el problema a escasos minutos de empezar, hecho que provocará que una de las reuniones se cancele o se retrase, con la consecuente perdida de tiempo de los asistentes.

Para buscar otro ejemplo, imaginemos que los asistentes son externos a la empresa, el problema es aún mayor, ya que, al no disponer de una gestión de visitas externas con reserva previa, los integrantes tendrán que esperarse o citarse para otro día.  

En la gestión de espacios de oficina también se encuentran los aparcamientos, los cuales son usados a diario tanto por empleados como para visitantes. Muchas empresas dejan su ocupación al azar, sin aplicar una gestión de las plazas aparcamientos que permita realizar reservas de plazas de aparcamientos previas. En muchos casos esta no gestión retrasa la llegada de empleados y visitas por la falta de estacionamiento en día concurridos.

Estos ejemplos son normales de encontrar en cualquier empresa, y ahora se añade otro factor, las salas de reuniones se tienen que adaptar a la nueva normalidad. La mayoría de las reuniones realizadas los últimos meses son en formato virtual, y para poder realizarlas necesitamos que las salas estén dotadas de herramientas digitales para poder realizar videoconferencias. El mero hecho que un empleado convoque una reunión en una sala adaptada, pero al llegar a ella se encuentre que los equipos de esta no funcionan, supondrá para el empleado tener que buscar otra sala libre. Sin embargo, con una buena gestión del espacio, los empleados podrías notificar incidencias sobre el estado de los equipos, y mantener los espacios comunes siempre óptimos.

¿Por qué deberías optimizar la reserva de espacios en la oficina?

Para que tus empleados no sufran ninguno de los ejemplos anteriormente comentados.

Porque optimizar los espacios de la oficina transformará la relación de los empleados con el entorno. Gestionar las salas de reuniones les dotará del control de los espacios, sin encontrarse ningún problema para poder ejecutar la reunión planificada. Al poder reservar salas de reuniones, los empleados podrán organizarse y planificar las salas y espacios disponibles sin errores de duplicidad. Es más, le permitirá poder enviar las convocatorias a todos los integrantes, ya sean compañeros o externos, mediante un email con toda la información necesaria.

De igual manera, los empleados que usen la modalidad de trabajo híbrido u Hot Desking podrán reservar su escritorio, así como reserva su turno de comedor según sus necesidades. Con esta gestión, en todo momento se controlará el aforo de las oficinas, garantizando un ambiente saludable y eficiente.

Además, con la posibilidad de reservar plazas de aparcamiento, el trabajador podrá organizar sus estancias previamente en todos los espacios de la empresa, garantizando así su productividad y confort y, provocando una reducción en pérdidas de tiempo por espacios no optimizados.

Para optimizar las reservas de espacio en oficinas se han desarrollado softwares para la gestión de espacios de trabajos y apps móviles como Hybo. Esta herramienta digital permite tener al alcance de la mano todas las optimizaciones comentadas y así disfrutar de una vida laboral mucho más eficiente y organizada.

¿Cómo puedes optimizar la reserva de espacios en la oficina?

Un único software

Para el buen procedimiento entre empleados, la mejor solución es implementar un único software de gestión de espacios corporativos que permita realizar reservas previas. Muchas empresas implementan varios softwares, generando confusión entre los empleados y distorsión a la hora de poder gestionar los espacios. Con Hybo podrás integrar todos los espacios de tu empresa.

La oficina gira entrono al empleado

La optimización de los espacios tiene como objetivo: cubrir las necesidades del empleado. Este tiene que ser el objetivo y todas las mejoras tienen que girar alrededor a la relación del empleado con el espacio. Conceptos como autogestiona y flexibilidad tienen que liderar las mejoras e integraciones de la aplicación.

Fomentar la solidaridad y cooperación

Para que la gestión del espacio corporativo funcione, es clave fomentar la solidaridad y cooperación entre empleados, aceptando y cumpliendo las normativas necesarias para optimizar de su espacio. Para ello, es importante escuchar las necesidades del empleado e integrarlas, así como, marcar claramente los roles y funciones de cada empleado con el espacio asignado.