Ejemplos de Hot Desking y trabajo híbrido

El Hot Desking y el trabajo híbrido son, hoy en día, el propósito de muchas empresas punteras. Estos dos modelos de gestión de espacios y de personal cada vez tienen más seguidores, y lo que se contemplaba como una gestión de espacios futura, cada vez es más una realidad para muchas empresas.

Desde su moderna concepción (de módulos individuales y rígidos), el espacio de la oficina ha ido evolucionando hacia un modelo mucho más flexible, colaborativo y digitalizado, a través de la implementación de instrumentos como el hot desking o el teletrabajo, que han dado un nuevo significado al espacio de trabajo.

Sin embargo, esta tendencia a la digitalización de los espacios de ocio se ha acelerado con la pandemia de la covid-19, que ha obligado a repensar la concepción del espacio (físico y digital) de trabajo, poniendo el bienestar, la seguridad y la salud del trabajador en su núcleo.

Partiendo de este punto, ¿cómo deben ser los nuevos espacios físicos y digitales en el paradigma sanitario en el que nos encontramos actualmente? ¿Y cuáles de estas herramientas se mantendrán en el tiempo o cómo, este presente, puede ayudarnos a fundar las bases para el nuevo modelo de la oficina de futuro?

Si miramos dos años atrás, estos modelos de trabajo parecían más para freelance y, sin embargo, con la entrada de las nuevas tecnologías, los datos en la nube y el azote de la pandemia de la Covid-19, estos modelos de trabajo han eclipsado la gestión de los departamentos de personal.

¿Qué diferencias hay entre el Hot Desking y el trabajo híbrido?

El Hot Desking, es un modelo que se centra en la eliminación de espacios fijos asignados para cada empleado, dando lugar a la libre movilidad. Los espacios de Hot Desking están diseñados para la cesión constante del mobiliario entre los empleados, dando lugar a escritorios y mesas de trabajo multiusos, adaptados a cualquier empleado sin importar su departamento o cargo. El empleado adquiere la gestión total de su tiempo, decidiendo cuando y donde acude en la oficina.

El trabajo híbrido, en este modelo de trabajo, el empleado y la empresa gestionan su tiempo en su puesto de trabajo fijo y en su lugar de trabajo en remoto (teletrabajo). Los espacios de trabajo siguen como están, sin embargo, su ocupación disminuye, favoreciendo a futuras reformas de espacios acordes al movimiento diarios de empleados.

“En el ecuador del teletrabajo y del trabajo presencial, se encuentra el trabajo híbrido”.

¿Qué tienen en común el Hot Desking y el trabajo híbrido?

Entendiendo las diferencias entre ambos, también comparten muchas semejanzas, tanto para su implementación como para su gestión diaria. Ambos modelos de trabajo dotan a los empleados de herramientas tecnológicas que permiten su labor diaria y su integración con sus espacios laborables.

Para tal fin, es necesario integrar un software para las reservas de escritorios, salas de reuniones y espacios comunes, con el objetivo que tanto la empresa como sus empleados puedan gestionar los espacios de manera óptima y flexible.

Esta solución para las reservas de espacios corporativos en remoto empodera al empleado, dotándole con la gestión de su espacio de trabajo y la gestión de su tiempo. Respetando y fomentando en todo momento su flexibilidad y la adaptabilidad a sus necesidades.

Para tal propósito, es básico el conocimiento del espacio y la integración del empleado en él. En la mayor de integraciones se requiere de inversiones para adaptar el espacio físico hacia el nuevo modelo laboral.

¿Empresas que implementan el Hot Desking o el trabajo híbrido?

La empresa Norteamérica Salesforce ha implementado una política laboral en la que sus trabajadores pueden elegir entre trabajo en oficinas, trabajo híbrido o trabajo en remoto.  Realizando reformas en sus instalaciones para implementar el Hot desking, logrando reducir la capacidad de sus oficinas en un 50%.

La empresa sueca Spotify también ha apostado por el trabajo híbrido ofreciendo a sus empleados la posibilidad de trabajar algunos días en la oficina y otros días en casa.

En esta misma línea se han sumado la empresa española Telefónica, la multinacional japonesa Canon, la multinacional francesa Orange, multinacional asiática Huawei y la multinacional Norteamérica IBM.

Dichas empresas han ejecutado diferentes implementaciones para reducir aforos en sus oficinas mediante turnos. También han hecho reformas o modificaciones en sus oficinas para que sean más abiertas y han adaptado las salas de reuniones para videoconferencias, presentaciones o reuniones físicas. En algunas empresas, también han establecido un sistema de aparcamiento rotatorio para las personas que acudan a la oficina.

Microsoft por su lado, ha dado a sus empleados la posibilidad de elegir la modalidad de trabajo que quieran: pueden trabajar toda la semana en las oficinas, completamente en remoto o combinar ambas en una modalidad híbrida.

Conclusión

De entre los procesos de transformación provocados a raíz del confinamiento de la Covid-19, la preocupación por la salud y bienestar de las personas será la principal herencia. Es por eso que tanto el espacio digital (y la tecnología necesaria para su desarrollo) como el espacio físico (y su configuración) deben ser el soporte para permitir la transición.

• La salud y el bienestar de las personas en el centro.

• Las personas como consumidoras del espacio de trabajo.

• El trabajo desvinculado del espacio físico.

• La oficina sostenible.

• La creación de experiencias personalizadas.

• La disolución de límites entre el espacio doméstico y el espacio laboral.

• La infraestructura física de oficinas con espacios apropiables.