¿ Cómo serán las oficinas del futuro?
Desde el fin de la era de la producción manual, y con la mecanización de los procesos de producción, cada siglo ha estado marcado por un nuevo acontecimiento que ha transformado la forma en la que entendemos el trabajo.
La primera revolución industrial utilizó agua y energía del vapor para mecanizar los procesos de producción. La segunda, con la invención de la electricidad, logró crear producciones en masa. La tercera introdujo la electrónica y la tecnología de la información para automatizar la producción.
Ahora, una cuarta revolución se está construyendo sobre la tercera, una revolución digital que ha estado pasando desde mediados del siglo pasado y que con la pandemia de la Covid-19 se ha acelerado.
Esta nueva era se caracteriza por una fusión de las tecnologías que difumina las líneas entre la esfera física, la digital y la biológica: es la revolución híbrida.
En los últimos años la forma de trabajar ya tendía, progresivamente, a la transición hacia un modelo no estrictamente presencial -con la introducción de nuevas tecnologías para soportar esta transformación-, pero la pandemia de la Covid-19 ha sido un agente acelerador de este proceso de cambio: Nos ha hecho cuestionar muchas de las convenciones que reproducimos durante nuestro día a día, así como la forma que tenemos de relacionarnos con el trabajo y los espacios tradicionalmente concebidos como productivos.
Pese a los múltiples beneficios de trabajar con herramientas digitales, según un estudio realizado por la plataforma HowNow a un grupo de 3.000 personas trabajando en remoto, el 67% se sentía desvinculada de sus compañeros y compañeras de trabajo, mientras que el 49% afirmaba que esta desconexión generaba un impacto negativo en la percepción del propio trabajo.
Así pues, sabiendo que los espacios de trabajo del futuro se fundamentarán -en gran medida- en la comunicación virtual, ¿cuál debe ser el papel de la oficina dentro de este mundo digitalizado? ¿Y cómo debe configurarse el espacio físico y virtual para incentivar la interacción humana y el bienestar de las personas siguiendo un modelo híbrido de trabajo?
Para sacar el máximo partido al modelo de trabajo híbrido, tanto la empresa como sus empleados debe de disponer de herramienta que ayuden y fomenten el trabajo remoto, así como espacios que respondan a dicho modelo.
La reglas y herramientas deben de ser claras y al alcance de todos. Sin un buen gestor como Hybo, implementar el modelo de trabajo híbrido puede genera una auténtica pesadilla para los responsables de personal y para sus empleados.
Optimizar los espacios de trabajo con modelos de trabajo semipresencial se consigue implementado:
· Reserva de escritorios disponibles para empleados
· Reserva de salas de reuniones vinculadas en el calendario
· Reserva de comedor por turnos
· Reserva de plazas de aparcamiento sobre mapa
· Gestión de incidencias en equipos e instalaciones
· Gestión de visitas con documentación adjunta
Para implementar las reservas de espacios de trabajo, es necesario redibujar la filosofía interna de la empresa, rediseñado nuevos procesos internos:
Definir roles y rutinas para que los procesos internos de las empresas no se vean alterados por la falta de reparto de tareas es sumamente importante. Cada empleado tiene que estar al corriente de sus labores y obligaciones.
Adecuar los espacios corporativos para el Hot Desking o el trabajo Híbrido es más económico de lo que puedas pensar. Y aunque parezca disuasorio, disponer de un espacio de trabajo adecuado para el modelo de trabajo híbrido es mucho más rentable que cualquier otra reforma.
Fomentar la cultura de la cooperación y solidaridad entre los empleados será crucial. Ya no solo por los proyectos y tareas a llevar a cabo de manera remota, sino también por la gestión y cesión del espacio común dentro de la empresa.
Es fundamental disponer de un buen sistema de ciberseguridad, el trabajo en remoto únicamente se puede implementar con herramientas adecuadas y con datos en la nube. Para ello, es vital proteger el tráfico de datos de su empresa.
Y por último la flexibilidad. No ceder la flexibilidad de elección al empleado, limita las ventajas que tendrá implementar el trabajo híbrido en el conjunto de sus empleados. El mayor argumento de implementación es el aumento de gestión por parte del empleado de su tiempo, y, por ende, el aumento de la motivación hacia su trabajo.
Disponer de un software especializado en el modelo híbrido e integrado en grandes empresas que usan en su día a día el trabajo híbrido es un argumento de éxito. Hybo ayuda a miles de empleados a gestionar su tiempo, su trabajo remoto y sus espacios comunes.