¿Cómo hacer que tu oficina flexible funcione mejor en 2022?

El trabajo híbrido ya es una realidad, aunque aún no está muy extendido. Durante los últimos 10-15 años se ha producido un cambio radical en las necesidades de los empleados que van desde el hecho de que su oficina sea flexible hasta el derecho al descanso y la privacidad. La mayoría de las compañías son conscientes del creciente interés por parte de sus colaboradores por tener espacio laboral para poder trabajar en casa o fuera del edificio.

Según informe de la consultora PWC, el 63% de los empleados estarían dispuestos a cambiar de trabajo para tener un horario flexible.

Para satisfacer estas necesidades, las empresas están apostando por soluciones de trabajo híbrido que permiten a sus empleados trabajar desde cualquier lugar. Para ello, las empresas deben de adaptarse y aplicar cambios en sus procesos de trabajo, en la gestión escritorios o parkings con solo unos clics.

El objetivo es que el trabajo flexible funcione mejor en 2022, por ello las empresas deben:

• Aplicar cambios en sus procesos de los espacios laborables y en el uso de las tecnologías. Las soluciones de gestión de espacios ofrecen una visión global del uso de los espacios en la empresa y permite reservar salas de reuniones, reservar escritorios, reservar aparcamientos y gestionar el uso del espacio físico en la empresa.

• Proporcionar unas buenas herramientas tecnológicas como puede ser BYOD (acrónimo en inglés que significa «trabajad con lo que quieras» o bien Bring Your Own Device).

• Gestionar los espacios de trabajo flexibles de acuerdo con las necesidades del empleado, aplicando un modelo de trabajo flexible que tenga sentido y una política interna que permitan el mejor uso y gestión de los espacios laborables, estableciendo horarios óptimos para la actividad en la oficina.

• Instalar un sistema efectivo de seguridad físico y lógico para los datos personales o confidenciales del cliente alojados en servidores corporativos (estaciones de trabajo).

• Implementar un nuevo modelo de diseño de espacios y gestión de oficinas empresariales acorde con el mobiliario, detallando las prestaciones necesarias para cada área con la configuración eléctrica con base a los distintos elementos instalados (armarios, dispositivos informáticos., etc.)

• Adaptabilidad y diseño de espacios móviles para las oficinas sin techo son dos herramientas imprescindibles para facilitar esta nueva forma de vivir en oficina.

• Integrar dispositivos domóticos que permitan, desde el punto de vista tecnológico, gestionar los espacios y la integración de los empleados en él, observando en todo momento la ocupación de los espacios.

Las empresas que quieran competir en este mercado deberán ofrecer soluciones para la gestión inteligente de espacios. La flexibilidad es una característica cada vez más demandada en el mercado laboral. Según estudios recientes, las personas trabajarán en 2022 desde casa o desde la propia oficina. Es por ello por lo que es necesario que las empresas se adapten a esta nueva realidad y ofrezcan soluciones para que el trabajo híbrido funcione mejor.

• Ofrecer el soporte necesario a los empleados para que puedan trabajar desde cualquier espacio y en cualquier momento del día.

• Gestionar la oferta laboral según la disponibilidad real de los recursos humanos, mejorando así su efectividad al adaptarse a sus ritmos personales.

• Integrar un único software de gestión de espacios que gestione todas las funcionales, servicios o incidencias. Que permite unificar datos diversificados procedentes de distintas fuentes como son: el departamento de recursos humanos, el departamento de Facilities y Mantenimiento o el servicio de catering de las salas de reuniones.

La razón principal por la que muchas compañías están apostando por este tipo de espacios es porque permiten mejorar la productividad y el rendimiento de sus empleados.

El 66% de las empresas españolas tiene previsto implantar modelos de trabajo flexibles en 2022.

Pero ¿Cómo hacer que tu oficina flexible funcione?

Las nuevas tecnologías permiten que las empresas flexibilicen su espacio laboral sin tener que invertir grandes sumas de dinero. La clave está en la correcta gestión de los recursos mediante softwares especializados en este ámbito. Gracias a ellos, podemos encontrar software de gestión de espacios como Hybo.

Por ejemplo, este programa nos indicará en qué espacios estamos trabajando y cuáles son los que todavía están libres. De este modo, podremos gestionar mejor nuestro día a día y sacarle mayor rendimiento al poco espacio que disponemos.

Con Hybo podrás reservar tu mesa de trabajo o programar sus reservas en función de los días que tengas trabajo presencial.

Las empresas deben apostar por soluciones que se adapten a su sistema operativo. Además, con Hybo podremos contar con un sistema ágil que nos permitirá acceder a nuestra información desde cualquier lugar.

Asimismo, con Hybo es posible reservar las salas de forma online o elegirlas directamente desde tu smartphone mediante el uso de dispositivos móviles como smartphones e tablets. Esto hace que trabajar en el espacio corporativo actual sea muchísimo más flexible y sencillo. Con la misma aplicación podrás convocar reuniones virtuales mediante videollamadas.

Con la propia gestión de Hybo, podemos evitar que nuestros empleados pierdan tiempo buscando aparcamiento y ofrecerles la posibilidad de reservar su plaza de manera sencilla.

Además, gracias a la implementación de roles y permisos, Hybo evita que alguien le quite su plaza mientras esté fuera del trabajo, ya que será imposible para el resto saber cuál es la asignada a cada persona/empresa.

Por último, gestionar las visitas a través de nuestro software es una manera sencilla y rápida de saber quién está en la oficina. De esta manera podremos organizar mejor el espacio y evitar molestias a los empleados.