Espacios de reuniones post-Covid-19

Salas de reuniones post-Covid-19

En todas las salas de reuniones de la mayoría de las empresas del mundo, ha aparecido un nuevo elemento; una cámara encima de la pantalla para presentaciones. Y es que este nuevo objeto, que enfoca la mesa y sillas que presiden la sala, ha transformado nuestras reuniones durante la pandemia de la Covid-19.

En todas las salas de reuniones del mundo ha habido una auténtica revolución, y seguramente es el espacio que más rápidamente se ha transformado para afrontar el nuevo paradigma empresarial.

La verdad es que muchos creían que ese objeto, la cámara para videoconferencias, acabaría desapareciendo después de la pandemia, de la misma manera que el gel desinfectante y las mascarillas para visitas, pero la realidad es otra, este elemento, que será fijo e indispensable en el futuro, ha transformado la manera en que nos reuníamos.

La nueva normalidad ha dado paso a la incursión de la era digital en el interior de las empresas, hablar de videollamada, documentos en la nube, documentos compartidos, trabajo híbrido u hot desking ya no es cosa del futuro, es el día a día.u

“Durante el confinamiento, las reuniones no presenciales crecieron más del 148%”

Aparte del factor de la pandemia, el concepto de reunión cobro otra dimensión; hablar con un compañero de trabajo ya se consideraba una reunión según nuestro Outlook, Teams o Zoom, cuando antes, esa reunión informal era una conversación de pasillo.  

Este nuevo concepto, la integración digital de procesos internos, ha transformado nuestra manera de convivir con la tecnología y con nuestro entorno laboral.

Esa pequeña cámara ubicada sobre el televisor de la sala de reuniones o sobre nuestra pantalla del ordenador, ha generado una revolución en la comunicación interna y externa de todos los colaboradores de nuestra organización, afectando y transformando nuestra manera de reunirnos.

Espacios de reuniones post Covid-19

La adaptación de los espacios para reuniones es lo que ha generado más dolor de cabeza a los responsables de las empresas.

Antes de la pandemia, no todos los empleados de la empresa realizaban reuniones diariamente, pero en la actualidad, la mayoría de los empleados realizan reuniones diarias, y los motivos son varios: empresas que implementan jornadas de teletrabajo incrementado las videollamadas entre empleados, reuniones que antes se realizaban en casa del cliente y ahora se realizan en videoconferencias, etc. Esto ha generado que para muchos empleados haya desaparecido el espacio físico de las salas de reuniones, siendo su ordenador el canal de comunicación. Para ello, muchas empresas han habilitado estancias más reducidas o escritorios más distantes, para la correcta comunicación entre interlocutores. 

Transformación del mobiliario en las salas de reuniones y en los escritorios, es una realidad. Si bien antiguamente las salas de reuniones se organizaban por asistentes, ahora se busca su conectividad. Todas las salas de reuniones se han adaptado para poder realizar videollamadas, ya sea a clientes, a proveedores o colaboradores. Además, los escritorios de los empleados se han dotado de más ordenadores portátiles, cámaras de videollamadas, cascos y micrófonos, y todo esto para adaptarse a las nuevas necesidades de comunicación.

Los aforos y gestión del espacio son los más afectados durante la pandemia, y todos los estudios muestra que su durabilidad irá mucho más allá. Actualmente, una reunión puede tener asistentes físicos y virtuales. Ya no es necesario coger el coche y desplazarse, con una videollamada podemos reunirnos con personas que están a miles de kilómetros de nuestro escritorio.

Esta nueva realidad ha transformado la gestión de los espacios corporativos, adaptándose a lugar de trabajo y espacios comunes, reduciendo sus espacios y centrándose en las necesidades del trabajador. Adaptando espacios para la realización de videollamadas, videoconferencias o webinars.

Esta revolución ha generado una gran inversión en herramientas digitales para los empleados. La mayoría de los empleados han adaptado sus equipos para poder realizar videollamadas y reuniones virtuales, además, las empresas han aumentado su ciberseguridad y han integrado sistemas informáticos para poder gestionar datos en la nube para compartir documentación entre empleados y clientes.

I con este vendaval de necesidad de reuniones y de espacios de trabajo, sin duda, implementar un software único de gestión de espacios corporativos ha sido la gran solución para muchas empresas.

Las empresas que han integrado su espacio corporativo en la nube mediante un software de gestión como Hybo, han dotado a sus empleados con control sobre su espacio de trabajo y tiempo, permitiendo reserva salas de reuniones y espacios de trabajo en remoto y desde su móvil u ordenador, quedando la reserva guardada en su calendario.

Además, dicha aplicación permite la reserva y convocatoria de reuniones virtuales, donde los asistentes reciben el enlace de la reunión en su mismo calendario. Así mismo, su uso funciona igual para las reuniones presenciales, reservando las salas e invitando tanto a empleados como a posibles visitar externas, las cuales reciben toda la información median email quedando la reunión vinculada a su calendario.

Un paso más allá en la reserva y gestión de las salas de reuniones es la domotización de los espacios, muchas empresas han dotado en sus salas de reuniones o espacios de trabajo pantallas táctiles informativas vinculadas al software de gestión, mostrando en todo momento el estado de ocupación de las salas y permitiendo la monitorización por parte de los empleados.

En resumen

Los cambios que todos hemos visto en nuestro entorno laboral nos han abierto a nuevas posibilidades de conexión, tanto con nuestro trabajo como con nuestro entorno laboral. Las nuevas tecnologías han transformado nuestra manera de reunirnos, y esta tendencia transformará los espacios corporativos, reformándolos hacia la necesidad e integración de las personas que viven en la empresa, fortaleciendo así su experiencia e integración con el entorno laboral.