Esta es la gran pregunta que se realizan todos los responsables de oficinas, y la respuesta a la pregunta induce a una gran soluci\u00f3n para la gesti\u00f3n de los espacios corporativos.<\/p>\n<\/p>\n
\u201c\u00bfEsa mesa de qui\u00e9n es? Siempre est\u00e1 vac\u00eda\u201d. \u201cCreo que si pusi\u00e9ramos otra mesa en el comedor estar\u00edamos m\u00e1s anchos\u201d. \u201cTenemos que poner un sof\u00e1 en la recepci\u00f3n, hoy hab\u00eda tres personas esperando justo en la puerta de entrada.\u201d. \u201cLa habitaci\u00f3n que est\u00e1 llena de pantallas rotas, si la vaciaran, \u00bfse podr\u00eda usar como sala de reuniones?\u201d. \u201c\u00bfSab\u00e9is sin en la sala 3 hay proyector?\u201d<\/em><\/p>\n<\/p>\n Seguro que has escuchado alguna de estas frases la dentro de tu oficina, y es que muchas veces, el d\u00eda a d\u00eda no nos da para analizar las necesidades que nuestro espacio corporativo necesita, y ni mucho menos, para realizar cambios en \u00e9l.<\/p>\n Pero la verdad es que los espacios de nuestra oficina son muy importantes, porque influyen indirectamente en nuestras tareas diarias. Disponer de un espacio adecuado, \u00e1gil, seguro, saludable y flexible fomenta la motivaci\u00f3n del trabajador y, \u00bfqui\u00e9n no quiere trabajar en un espacio as\u00ed?<\/p>\n Tu oficina puede convertirse en este lugar, pero para ello, necesitar\u00e1s realizar los siguientes pasos:<\/p>\n Mapea tus oficinas<\/strong><\/p>\n Antes de realizar ninguna acci\u00f3n, lo primero es disponer de todos los detalles sobre tus espacios de oficina; saber cu\u00e1ntos espacios de trabajo tienes y cuantas mesas hay, saber cu\u00e1ntas salas de reuniones existen en tu empresa y que capacidad de ocupaci\u00f3n y equipos albergan, saber la capacidad de tus comedores y el n\u00famero de plazas de tu aparcamiento, entre otras cosas.<\/p>\n Para ello, lo ideal es disponer de los planos, l\u00f3gicamente en los planos no habr\u00e1 el mobiliario que ha ido evolucionando, pero te ayudar\u00e1 a hacerte una idea clara de la capacidad de tu oficina.<\/p>\n A partir de aqu\u00ed, actualiza tus mapas obteniendo una fotograf\u00eda real de la ocupaci\u00f3n de tus espacios, seguro que mientras lo analizas, se os ocurren algunas modificaciones.<\/p>\n \u00a0<\/strong><\/p>\n Integra un software de gesti\u00f3n de espacios<\/strong><\/p>\n El siguiente paso es el m\u00e1s importante, ahora que ya tienes una imagen clara de todos tus espacios en tu oficina, es hora de subirlos a la nube y dejar que un software de gesti\u00f3n de espacios como Hybo te ayude a ti y a tus compa\u00f1eros a gestionar el espacio corporativo.<\/p>\n Los sistemas de gesti\u00f3n de espacios permiten que la disponibilidad y reserva de espacios se albergue en la nube, dando la posibilidad a los empleados a reservas los espacios necesarios en remoto, desde su m\u00f3vil u ordenador. Dichas reservas pueden realizarse previamente y programarlas para varios d\u00edas de la semana.<\/p>\n Las reservas se establecen por d\u00edas y horas de ocupaci\u00f3n, ya sea para reservar un espacio de trabajo, ideal empresas que implementan el Hot Desking<\/a> o trabajo h\u00edbrido<\/a>, o para la reserva de salas de reuniones, independientemente del modelo laboral de la empresa.<\/p>\n En el momento que se implementa el software de gesti\u00f3n, cualquier espacio de tu oficina tendr\u00e1 que reservarse previamente por los trabajadores, de esta manera la empresa empezar\u00e1 a obtener datos de las reservas de escritorios<\/a>, de las reservas salas de reuniones<\/a>, de las reservas turnos de comedores<\/a>, de las reservas plazas de aparcamiento<\/a>, etc.<\/p>\n Cualquier reserva ser\u00e1 un indicador de ocupaci\u00f3n de cada empleado, mostrando los tiempos de uso y zonas.<\/p>\n Accesos de empleados<\/strong><\/p>\n Antes de dar acceso al software de gesti\u00f3n a todos los empleados es importante marcar que roles tiene cada trabajador y en que espacios de las oficinas puede reservar, as\u00ed como horarios y accesos. Tambi\u00e9n es crucial marcar protocolos previamente, como marcar aforos m\u00e1ximos, tanto en zonas de oficina como en zonas comunes, o marcar protocolos de limpiezas y desinfecci\u00f3n. Todo esto puede implementarse en su gestor de espacios.<\/p>\n \u00a0<\/strong><\/p>\n A\u00f1ade comedores y aparcamientos<\/strong><\/p>\n Como ya hemos dicho, cualquier espacio de la empresa es importante, y sobre todo aquellos en los que el empleado se desenvuelvo en un entrono menos corporativo. Tanto los comedores, como los aparcamientos, tiene que ser espacios f\u00e1ciles de acceder y acondicionados para los empleados.<\/p>\n Implementar un software de gesti\u00f3n de espacios que permita la reserva de turnos de comedor<\/a> y de plazas de aparcamiento permitir\u00e1 poder obtener las m\u00e9tricas de ocupaci\u00f3n, y, por lo tanto, conocer el uso que se le hace a estos espacios.<\/p>\n \u00a0<\/strong><\/p>\n Fomenta el reporte de incidencias<\/strong><\/p>\n Los empleados son los que viven en los espacios corporativos, son los que est\u00e1n en su interior y son los que notifican cuando su estado no es el correcto. De la misma manera, tambi\u00e9n lo hacen cuando los equipos colectivos e individuales no funciona.<\/p>\n Con un buen gestor de espacio como Hybo, los empleados de tu empresa podr\u00e1n notificar cualquier incidencia<\/a> en el estado de las instalaciones, por ejemplo: falta tinta en la impresora o el aire acondicionad de la sala no funciona.<\/p>\n Con la aplicaci\u00f3n de Hybo en todo momento los empleados podr\u00e1n ver el estado de sus incidencias, las cuales gestionar\u00e1n los responsables en el mismo momento que el trabajador lo notifique mediante la aplicaci\u00f3n.<\/p>\n Esto permitir\u00e1 al responsable saber que equipos o zonas fallan m\u00e1s.<\/p>\n