Aquesta \u00e9s la gran pregunta que es realitzen tots els responsables d’oficines, i la resposta a la pregunta indueix a una gran soluci\u00f3 per a la gesti\u00f3 dels espais corporatius.<\/p>\n<\/p>\n
\u201cAquesta taula de qui \u00e9s? Sempre est\u00e0 buida\u201d. \u201cCrec que si pos\u00e9ssim una altra taula en el menjador, estar\u00edem m\u00e9s amples\u201d. \u201cHem de posar un sof\u00e0 en la recepci\u00f3, avui hi havia tres persones esperant just a la porta d’entrada.\u201d. \u201cL’habitaci\u00f3 que est\u00e0 plena de pantalles trencades, si la buidessin, es podria usar com a sala de reunions?\u201d. \u201cSabeu sense a la sala 3 hi ha projector?\u201d<\/em><\/p>\n<\/p>\n Segur que has escoltat alguna d’aquestes frases la dins de la teva oficina, i \u00e9s que moltes vegades, el dia a dia no ens dona per a analitzar les necessitats que el nostre espai corporatiu necessita, i ni molt menys, per a fer canvis en ell.<\/p>\n Per\u00f2 la veritat \u00e9s que els espais de la nostra oficina s\u00f3n molt importants, perqu\u00e8 influeixen indirectament en les nostres tasques di\u00e0ries. Disposar d’un espai adequat, \u00e0gil, segur, saludable i flexible fomenta la motivaci\u00f3 del treballador i, qui no vol treballar en un espai aix\u00ed?<\/p>\n La teva oficina pot convertir-se en aquest lloc, per\u00f2 per a aix\u00f2, necessitessis realitzar els seg\u00fcents passos:<\/p>\n Mapeja les teves oficines<\/strong><\/p>\n Abans de realitzar cap acci\u00f3, el primer \u00e9s disposar de tots els detalls sobre els teus espais d’oficina; saber quants espais de treball tens i quantes taules hi ha, saber quantes sales de reunions existeixen en la teva empresa i que capacitat d’ocupaci\u00f3 i equips alberguen, saber la capacitat dels teus menjadors i el nombre de places del teu aparcament, entre altres coses.<\/p>\n Per a aix\u00f2, l’ideal \u00e9s disposar dels plans, l\u00f2gicament en els plans no hi haur\u00e0 el mobiliari que ha anat evolucionat, per\u00f2 t’ajudar\u00e0 a fer-te una idea clara de la capacitat de la teva oficina.<\/p>\n A partir d’aqu\u00ed, actualitza els teus mapes obtenint una fotografia real de l’ocupaci\u00f3 dels teus espais, segur que mentre ho analitzes, penses en algunes modificacions.<\/p>\n <\/strong><\/p>\n Integra un software de gesti\u00f3 d’espais<\/strong><\/p>\n El seg\u00fcent pas \u00e9s el m\u00e9s important, ara que ja tens una imatge clara de tots els teus espais en la teva oficina, \u00e9s hora de pujar-los al n\u00favol i deixar que un software de gesti\u00f3 d’espais com Hybo t’ajudi a tu i als teus companys a gestionar l’espai corporatiu.<\/p>\n Els sistemes de gesti\u00f3 d’espais permeten que la disponibilitat i reserva d’espais s’albergui en el n\u00favol, donant la possibilitat als empleats a reserves els espais necessaris en remot, des del seu m\u00f2bil o ordinador. Aquestes reserves poden realitzar-se pr\u00e8viament i programar-les per a diversos dies de la setmana.<\/p>\n Les reserves s’estableixen per dies i hores d’ocupaci\u00f3, ja sigui per a reservar un espai de treball, ideal empreses que implementen el Hot Desking<\/a> o treball h\u00edbrid<\/a>, o per a la reserva de sales de reunions independentment del model laboral de l’empresa.<\/p>\n En el moment que s’implementa el programari de gesti\u00f3, qualsevol espai de la teva oficina haur\u00e0 de reservar-se pr\u00e8viament pels treballadors, d’aquesta manera l’empresa comen\u00e7ar\u00e0 a obtenir dades de les reserves d’escriptoris<\/a>, de les reserves sales de reunions<\/a>, de les reserves torns de menjadors<\/a>, de les reserves places d’aparcament<\/a>, etc.<\/p>\n Qualsevol reserva ser\u00e0 un indicador d’ocupaci\u00f3 de cada empleat, mostrant els temps d’\u00fas i zones.<\/p>\n <\/strong><\/p>\n Accessos d’empleats<\/strong><\/p>\n Abans de donar acc\u00e9s al programari de gesti\u00f3 a tots els empleats \u00e9s important marcar que rols t\u00e9 cada treballador i en qu\u00e8 espais de les oficines pot reservar, aix\u00ed com horaris i accessos. Tamb\u00e9 \u00e9s crucial marcar protocols pr\u00e8viament, com marcar aforaments m\u00e0xims, tant en zones d’oficina com en zones comunes, o marcar protocols de neteges i desinfecci\u00f3. Tot aix\u00f2 pot implementar-se en el seu gestor d’espais.<\/p>\n <\/strong><\/p>\n Afegeix menjadors i aparcaments<\/strong><\/p>\n Com ja hem dit, qualsevol espai de l’empresa \u00e9s important, i sobretot aquells en els quals l’empleat es desembolico en un entronitzo menys corporatiu. Tant els menjadors, com els aparcaments, ha de ser espais f\u00e0cils d’accedir i condicionats per als empleats.<\/p>\n Implementar un software de gesti\u00f3 d’espais que permeti la reserva de torns de menjador<\/a> i de places de p\u00e0rquing permetr\u00e0 poder obtenir les m\u00e8triques d’ocupaci\u00f3, i, per tant, con\u00e8ixer l’\u00fas que se li fa a aquests espais.<\/p>\n <\/strong><\/p>\n Fomenta el report d’incid\u00e8ncies<\/strong><\/p>\n Els empleats s\u00f3n els que viuen en els espais corporatius, s\u00f3n els que estan en el seu interior i s\u00f3n els que notifiquen quan el seu estat no \u00e9s el correcte. De la mateixa manera, tamb\u00e9 ho fan quan els equips col\u00b7lectius i individuals no funciona.<\/p>\n Amb un bon gestor d’espai com Hybo, els empleats de la teva empresa podran notificar qualsevol incid\u00e8ncia<\/a> en l’estat de les instal\u00b7lacions, per exemple: \u201cfalta tinta negra en la impressora\u201d o \u201cl’aire condicionat de la sala no funciona\u201d.<\/p>\n Amb l’aplicaci\u00f3 de Hybo en tot moment els empleats podran veure l’estat de les seves incid\u00e8ncies, les quals gestionaran els responsables en el mateix moment que el treballador el notifiqui mitjan\u00e7ant l’aplicaci\u00f3.<\/p>\n Aix\u00f2 permetr\u00e0 al responsable saber quins equips o instal\u00b7lacions fallen m\u00e9s.<\/p>\n